Zuschlagsverfahren

Verfahren

Die ungeöffneten und zeitgerecht eingelangten Angebote werden am festgesetzten Ort und zur festgesetzten Zeit, unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist geöffnet. Die Prüfung und inhaltliche Beurteilung der Angebote kann nur von Personen, die die fachlichen Voraussetzungen erfüllen, durchgeführt werden.

Im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens kann die Auftraggeberin/der Auftraggeber mit den Bieterinnen/den Bietern Verhandlungen über die abgegebenen Angebote führen. Diese Verhandlungen dienen dem Ziel, Angebot und Anforderungen der Auftraggeberin/des Auftraggebers optimal aufeinander abstimmen zu können. Zu beachten ist, dass reine Preisverhandlungen, das sind Verhandlungen bei denen der Leistungsinhalt nicht geändert wird, den Grundsätzen des Vergaberechts widersprechen. Beim offenen und beim nicht-offenen Verfahren sind Verhandlungen über die Angebote verboten!

Das Ausscheiden von Angeboten stellt einen eigenen Verfahrensabschnitt dar. Auszuscheiden sind Angebote von Bieterinnen/von Bietern, die vom Verfahren auszuschließen sind oder deren Befugnis, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit für das konkrete Verfahren nicht gegeben ist. Auszuscheiden sind ferner insbesondere Angebote mit einer nicht plausiblen Zusammensetzung des Gesamtpreises (spekulative Angebote), verspätet eingelangte Angebote, wettbewerbswidrige Angebote (z.B. aufgrund von Preisabsprachen) und Angebote von nicht aufgeforderten Bieterinnen/nicht aufgeforderten Bietern. Von jenen Angeboten, die nach dem Ausscheiden übrig geblieben sind, wird die Zuschlagsentscheidung – gemäß den Angaben in der Ausschreibung – zugunsten des technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebots oder des Angebots mit dem niedrigsten Preis getroffen, wobei die Heranziehung ausschließlich des Kriteriums des niedrigsten Preises durch eine Novelle des Bundesvergabegesetzes (BVergG) eingeschränkt wurde. Die Zuschlagsentscheidung ist die nicht verbindliche Erklärung der Auftraggeberin/des Auftraggebers, welcher Bieterin/welchem Bieter der Zuschlag erteilt werden soll.

Die Zuschlagsentscheidung erfolgt im Anschluss an die Angebotsprüfung und muss allen noch im Vergabeverfahren verbliebenen Bietern/Bieterinnen des Vergabeverfahrens nachweislich mit einer Begründung bekannt gegeben werden. Diese Begründung hat jedenfalls die gesetzlich festgelegten Angaben zu enthalten (insbesondere warum ein Bieter mit seinem Angebot nicht erfolgreich war). Die Zuschlagsentscheidung selbst bewirkt (noch) keine Auftragsvergabe. Die Zuschlagsentscheidung ist eine vor den Vergabekontrollbehörden gesondert anfechtbare Entscheidung.

Der Zuschlag (das ist der Vertragsabschluss, die Auftragsvergabe) darf – bei sonstiger Nichtigkeit des Vertrages – erst nach einer gesetzlich festgelegten Stillhaltefrist, deren Ende im Rahmen der vorgenannten Bekanntgabe der Zuschlagsentscheidung mitgeteilt werden muss, erteilt werden.

Ein Vergabeverfahren endet mit dem Zustandekommen eines Leistungsvertrages (Vertragsabschluss) oder mit dem Widerruf der Ausschreibung (die Widerrufsentscheidung stellt eine gesondert anfechtbare Entscheidung dar).

TIPP Sollten Unternehmen mit dem Ablauf eines Vergabeverfahrens, das in die Zuständigkeit des Bundes fällt, nicht einverstanden sein, besteht die Möglichkeit, auf Antrag ein Nachprüfungsverfahren vor dem Bundesverwaltungsgericht in Anspruch zu nehmen.  

Die Prüfung der Angemessenheit der Preise (vertiefte Angebotsprüfung) im Vergabeverfahren ist für öffentliche Auftraggeberinnen/öffentliche Auftraggeber und Sektorenauftraggeberinnen/Sektorenauftraggeber unterschiedlich und von den angewandten Vergabeverfahren abhängig.

Verfahrensablauf - öffentliche Auftraggeber

Die Auftraggeberin/der Auftraggeber muss Aufklärung über die Positionen des Angebotes verlangen und vertieft prüfen, wenn

  • Angebote einen im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrigen Gesamtpreis aufweisen,
  • Angebote zu hohe oder zu niedrige Einheitspreise in wesentlichen Positionen aufweisen, oder
  • nach Prüfung begründete Zweifel an der Angemessenheit von Preisen bestehen.

Im Zuge der vertieften Angebotsprüfung muss die Auftraggebern/der Auftraggeber von der Bieterin/dem Bieter eine verbindliche schriftliche – bei minder bedeutsamen Unklarheiten auch mündliche oder telefonische – Aufklärung verlangen. Die anschließende Prüfung muss unter Berücksichtigung der eingegangenen Erläuterungen der von der Bieterin/dem Bieter allenfalls vorgelegten Nachweise erfolgen.

Die Auftraggeberin/der Auftraggeber muss bei der Überprüfung insbesondere Erläuterungen in Bezug auf folgende Aspekte berücksichtigen:

  • Wirtschaftlichkeit des gewählten Fertigungs- oder Bauverfahrens,  der Erbringung der Dienstleistung
  • Gewählte technische Lösungen
  • Außergewöhnlich günstige Bedingungen, über die die Bieterin/der Bieter bei der Erbringung der Leistung verfügt
  • Originalität der von der Bieterin/dem Bieter angebotenen Leistung
  • Am Ort der Leistungserbringung geltende arbeits- und sozialrechtlichen Bestimmungen
  • Etwaige Gewährung einer staatlichen Beihilfe an die Bieterin/den Bieter

Die von der Bieterin/dem Bieter erteilten Auskünfte müssen der Niederschrift über die Prüfung der Angebote beigefügt werden. Im Unterschwellenbereich kann von dieser formalisierten Vorgehensweise abgesehen werden.

Ergeben sich bei der Prüfung der Angebote Unklarheiten

  • über das Angebot, einschließlich etwaiger Varianten-, Alternativ- oder Abänderungsangebote,
  • über die geplante Art der Durchführung,
  • oder werden Mängel festgestellt,

muss, sofern die Unklarheiten für die Beurteilung der Angebote von Bedeutung sind, von der Bieterin/dem Bieter eine verbindliche schriftliche Aufklärung verlangt werden.

Die von der Bieterin/dem Bieter erteilten schriftlichen Auskünfte die von der Bieterin/dem Bieter allenfalls vorgelegten Nachweise müssen der Niederschrift über die Prüfung der Angebote beigelegt werden. Im Unterschwellenbereich kann von dieser formalisierten Vorgehensweise abgesehen werden.

Verfahrensablauf - Sektorenauftraggeber

Die Sektorenauftraggeberin/der Sektorenauftraggeber muss Aufklärung über die Positionen des Angebotes verlangen und vertieft prüfen, wenn
  • Angebote einen im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrigen Gesamtpreis aufweisen, oder
  • begründete Zweifel an der Angemessenheit von Preisen bestehen.

Die Sektorenauftraggeberin/der Sektorenauftraggeber muss von der Bieterin/dem Bieter eine verbindliche schriftliche – bei minder bedeutsamen Unklarheiten auch mündliche oder telefonische – Aufklärung verlangen. Die anschließende Prüfung muss unter Berücksichtigung der eingegangenen Erläuterungen der von der Bieterin/dem Bieter allenfalls vorgelegten Nachweise erfolgen.

Die Sektorenauftraggeberin/der Sektorenauftraggeber muss bei der Überprüfung insbesondere Erläuterungen in Bezug auf folgende Aspekte berücksichtigen:

  • Wirtschaftlichkeit des gewählten Fertigungs- oder Bauverfahrens bzw. der Erbringung der Dienstleistung
  • Gewählte technische Lösungen
  • Außergewöhnlich günstige Bedingungen, über die die Bieterin/der Bieter bei der Erbringung der Leistung verfügt
  • Originalität der von der Bieterin/dem Bieter angebotenen Leistung
  • Am Ort der Leistungserbringung geltende arbeits- und sozialrechtlichen Bestimmungen
  • Etwaige Gewährung einer staatlichen Beihilfe an die Bieterin/den Bieter

Im Unterschwellenbereich kann von dieser formalisierten Vorgehensweise abgesehen werden.

Rechtsgrundlagen

Stand: 01.01.2019

Abgenommen durch:
  • Bundesministerium für Verfassung, Reformen, Deregulierung und Justiz

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