Eine elektronische Rechnung an den Bund legen – so geht's!

Seit 1. Jänner 2014 dürfen gemäß § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG) alle österreichischen Bundesdienststellen Rechnungen im Waren- und Dienstleistungsverkehr ausschließlich elektronisch – in strukturierter Form – akzeptieren. Für Sie als Lieferantin/Lieferant des Bundes heißt das, dass Sie Rechnungen an den Bund ab sofort ausschließlich elektronisch als "e-Rechnung" einbringen müssen. Rechnungen an andere öffentliche Verwaltungseinheiten unterliegen nicht dieser Verpflichtung. Erfahren Sie hier, ob auch Sie betroffen sind und wie's funktioniert.

Müssen Sie e-Rechnungen an den Bund legen?

Grundsätzlich sind alle Rechnungen, welche an eine Bundesdienststelle – wie zum Beispiel Polizei, Ministerien, Gerichte oder Bundesschulen – gerichtet sind, in elektronischer Form einzubringen. Es gibt jedoch Ausnahmen und Nichtanwendungsfälle, wie zum Beispiel Bar- und Kreditkartengeschäfte, Mieten, Leasing- und Versicherungsverträge bzw. -leistungen sowie Tätigkeiten von Sachverständigen und Dolmetscherinnen/Dolmetschern. Eine vollständige Liste der nicht relevanten Fälle finden Sie auf den Seiten von E-RECHNUNG.GV.AT.

Was ist eine e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung?

Eine e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Rechnungen, die mittels E-Mail in unstrukturierten elektronischen Formaten (z.B. PDF) übermittelt werden, dürfen von Bundesdienststellen nicht akzeptiert werden.

Die Bundesverwaltung hat sich für eine adaptierte Variante des Formats ebInterface (www.ebInterface.at) entschieden, da dieses innerhalb Österreichs weitverbreitet ist. Unternehmen, die bereits ebInterface verwenden, haben daher nur einen minimalen Umsetzungsaufwand. Bei ebInterface handelt es sich um ein XML-basiertes Dokument, das z.B. durch ein Plug-in im Textverarbeitungsprogramm MSWord erstellt werden kann.

An andere öffentliche Verwaltungseinheiten – sofern angeschlossen – können ebenfalls e-Rechnungen in den für den Bund vorgeschriebenen Formaten und auf den verfügbaren Wegen eingebracht werden.

Eine e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung legen – so funktioniert's

Für die einfache Einbringung von e-Rechnungen steht die E-Government-Anwendung "E-RECHNUNG.GV.AT" zur Verfügung. Diese kann ausschließlich über das Unternehmensserviceportal (USP) erreicht und erst nach Anmeldung im USP aufgerufen werden.

Nähere Informationen zur Einbringung einer e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung finden sich im Step by Step-Leitfaden für die Erstellung/Einbringung einer e-Rechnung. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen der elektronischen Rechnung an die öffentliche Verwaltung anhand eines kurzen Films.

Einmalige Registrierung am USP

Für die Einbringung von e-Rechnungen an Bundesdienststellen ist als erster Schritt eine einmalige Registrierung am USP erforderlich. Auf den Seiten von USP.gv.at finden Sie alle wichtigen Registrierungsinformationen auf einen Blick.

Wie Sie sich im USP registrieren können, erfahren Sie auch in einem kurzen Video.

Einbringungsarten

Nach der Anmeldung am USP stehen über den Link "E-RECHNUNG.GV.AT" rechts in der Box "Meine Services" folgende Einbringungsarten für elektronische Rechnungen online zur Verfügung:

  • Hochladen: Selbst erstellte XML-Rechnungen (im eigenen System oder mittels Word-Plug-in der WKÖ (kostenlos verfügbar) können hochgeladen werden.
    Voraussetzung: Computer mit entsprechender technischer Ausstattung und Internet
  • Online-Formular: Die Inhalte der Rechnung können direkt online erfasst werden.
    Voraussetzung: Computer und Internet
  • Webservice: übernimmt die maschinelle Übermittlung der selbst erzeugten XML-Rechnung an E-RECHNUNG.GV.AT.
    Voraussetzung: Computer mit entsprechender technischer Ausstattung und Internet

Der Online-Ratgeber zur e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung unterstützt Sie bei der Suche nach der passenden Lösung für Ihr Unternehmen.

Welche Möglichkeiten Ihnen das USP bietet, um eine E-Rechnung an den Bund einzubringen, wird in einem kurzen Film erklärt. In einem weiteren Video erfahren Sie, wie eine E-Rechnung an den Bund gelegt wird.

Weiterführende Informationen

Bei Fragen zum Verfahren "E-RECHNUNG.GV.AT" besuchen Sie bitte die Informations-Webseite www.e-rechnung.gv.at.

Die häufigsten Fragen rund um das Thema "e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung" haben wir auch in unseren FAQs beantwortet.

Stand: 01.01.2017

Abgenommen durch:
  • Bundesministerium für Finanzen
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