Belegnachweis

Allgemeines

Zur Anerkennung als Betriebsausgabe reicht es nicht aus, dass eine Zahlung für den Betrieb geleistet worden ist. Die Unternehmerin/der Unternehmer hat die Aufgabe, Belege zu sammeln, da Betriebsausgaben im Allgemeinen durch schriftliche Belege (Fakturen, Geschäftspapiere, Schriften und Urkunden) nachzuweisen und auf Verlangen des Finanzamtes zur Einsicht und Prüfung vorzulegen sind (§ 138 Abs 2 Bundesabgabenordnung – BAO). Die Gestaltung des Belegwesens ist eng mit der Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens verknüpft.

HINWEIS In der Buchführung gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!

Eigenbeleg

Ausnahmen von diesem Prinzip gibt es allenfalls für Eigenbelege, die jedoch in der Regel nur dann als Nachweis anerkannt werden, wenn nach der Natur der Ausgabe (etwa bei Trinkgeldern) kein Fremdbeleg erhältlich ist. Aus dem Eigenbeleg müssen Datum, Betrag und Grund der Zahlung, Art und Menge der gelieferten Ware (z.B. Altwarenhändlerinnen/Altwarenhändler, die von Privatpersonen einkaufen) bzw. der erhaltenen Leistung ersichtlich sein. Die Zahlungsempfängerin/der Zahlungsempfänger ist – soweit möglich – konkret zu bezeichnen.

Empfängerbenennung

Wenn die Unternehmerin/der Unternehmer Aufwendungen als Betriebsausgaben absetzen möchte, kann das Finanzamt verlangen, dass sie/er die Gläubigerinnen/die Gläubiger oder die Empfängerinnen/die Empfänger dieser Beträge genau bezeichnet (Nennung von Namen und Adressen; § 162 BAO). Der Grund liegt auf der Hand: Was bei einer Steuerpflichtigen/einem Steuerpflichtigen einen Aufwand (eine Betriebsausgabe) darstellt, wird in der Regel bei der/dem anderen ein Ertrag (eine Betriebseinnahme) sein.

Probleme können Belege auf dem Gebiet von Provisionen, Subhonoraren oder Fremdlöhnen (z.B. für Aushilfspersonal) bereiten, aus denen nicht exakt hervorgeht, wer die ausbezahlten Geldbeträge erhalten hat. In solchen Fällen steht es dem Finanzamt zu, die Namhaftmachung der Empfängerin/des Empfängers zu fordern. Verweigert die Unternehmerin/der Unternehmer die verlangten Angaben, dann sind die beantragten Absetzungen zwingend nicht anzuerkennen. Auch wenn außer Zweifel steht, dass die Zahlungen tatsächlich geleistet worden und betrieblich veranlasst sind.

Rechtsgrundlagen

§§ 138 und 162 Bundesabgabenordnung (BAO)

Stand: 01.01.2019

Abgenommen durch:
  • Bundesministerium für Finanzen

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