e-Rechnung

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug einer Unternehmerin/eines Unternehmers ist grundsätzlich, dass sie/er von einer anderen Unternehmerin/einem anderen Unternehmer

  • eine Lieferung oder sonstige Leistung im Inland für ihr/sein Unternehmen bezieht und
  • der Steuerbetrag in einer Rechnung gemäß § 11 Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG 1994) an sie/ihn gesondert ausgewiesen ist.

Die leistende Unternehmerin/der leistende Unternehmer darf eine Rechnung gemäß § 11 UStG auch elektronisch per E-Mail, als E-Mail-Anhang, Web-Download, PDF oder Textdatei, als eingescannte Papierrechnung oder als Fax-Rechnung an eine andere Unternehmerin/einen anderen Unternehmer übermitteln. Voraussetzung ist, dass die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger dieser Art der Rechnungslegung zustimmt. Bei Ausstellung einer Rechnung in mehreren Formaten (z.B. als PDF- und xml-Datei) oder als Papier- und e-Rechnung muss jedenfalls ein Hinweis darauf in der Rechnung aufgenommen werden, um eine Steuerschuld kraft Rechnungslegung zu vermeiden.

Voraussetzung für das Vorliegen einer zum Vorsteuerabzug berechtigenden e-Rechnung ist, dass die Echtheit der Herkunft der e-Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Dies müssen Leistungserbringerin/Leistungserbringer und Leistungsempfängerin/Leistungsempfänger unabhängig voneinander in ihrem Verfügungsbereich sicherstellen.

  • Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität der Leistungserbringerin/des Leistungserbringers oder der Rechnungsausstellerin/des Rechnungsausstellers.
  • Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach § 11 UStG erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Aus der Unversehrtheit des Inhalts folgt jedoch nicht, dass die Rechnung inhaltlich (z.B. Anschrift der Leistenden/des Leistenden) tatsächlich richtig ist oder bei Rechnungsausstellung richtig war.
  • Lesbarkeit bedeutet für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich.

Jede Unternehmerin/jeder Unternehmer kann das für ihn geeignete Verfahren zur Sicherstellung dieser drei Voraussetzungen frei wählen. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer e-Rechnung sind jedenfalls gewährleistet,

  • wenn die Unternehmerin/der Unternehmer ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren anwendet, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Lieferung oder sonstigen Leistung geschaffen wird,
  • wenn eine e-Rechnung über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) übermittelt wird,
  • wenn die Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem qualifizierten elektronischen Siegel versehen ist, oder
  • wenn die Rechnung durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gemäß Artikel 2 des Anhangs 1 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches übermittelt wird, wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.

So kann dies im Rahmen eines innerbetriebliches Steuerungsverfahrens, z.B. durch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen, geschehen, aber auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z.B. Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein). Allerdings muss ein verlässlicher Prüfpfad es ermöglichen, die Verbindung zwischen der jeweiligen e-Rechnung und dem dieser zugrunde liegenden Umsatz (Lieferung oder Dienstleistung) nachvollziehbar herzustellen und so zu überprüfen, ob der Zahlungsanspruch auch zu Recht besteht.

Weiters können die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts z.B. auch durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) gewährleistet werden. Die zusätzliche Übermittlung einer Sammelrechnung im Rahmen des EDI-Verfahrens ist nicht erforderlich, aber zulässig, wenn auf den Umstand, dass es sich um eine bloße Zusammenfassung bereits abgerechneter Umsätze und keine Rechnungsneuausstellung handelt, hingewiesen wird.

Auch eine fortgeschrittene elektronische Signatur genügt, wenn sie auf einem vom Signaturprüfdienst der RTR oder einer vergleichbaren ausländischen Stelle prüfbaren Zertifikat beruht, unabhängig davon, bei welcher Stelle die tatsächliche Signaturprüfung erfolgt.

Die Übermittlung einer e-Rechnung über das Unternehmensserviceportal (USP) oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist an den Bund als Leistungsempfänger möglich. Aus Gründen der Synergie werden die Funktionen für die Einbringung von e-Rechnungen auch anderen öffentlichen Verwaltungseinheiten (z.B. Länder, Gemeinden, Städte) zur Verfügung gestellt. Eine Verpflichtung für die Vertragspartnerinnen und Vertragspartner, e-Rechnungen an z.B. Länder, Städte, Gemeinden einzubringen, besteht derzeit nicht.

ACHTUNG Vertragspartnerinnen/Vertragspartner des Bundes im Waren- und Dienstleistungsverkehr sind seit 1. Jänner 2014 verpflichtet, Rechnungen ausschließlich in elektronisch strukturierter Form einzubringen. Voraussetzung dafür ist die Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP).

Die Abrechnung mittels elektronischer Gutschrift ist grundsätzlich zulässig, soweit sie die genannten Anforderungen erfüllt. So kann die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger die Gutschrift beispielsweise mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Eine elektronische Gutschrift muss als solche bezeichnet werden.

Aufbewahrungspflicht

Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren durch die Leistungserbringerin/den Leistungserbringer und die Leistungsempfängerin/den Leistungsempfänger gewährleistet werden. Eine urschriftgetreue Wiedergabe von e-Rechnungen ist nicht erforderlich. Eine Aufbewahrung der e-Rechnung als Ausdruck in Papierform ist bei Berücksichtigung der genannten Voraussetzungen jedenfalls zulässig. Die e-Rechnungen müssen in solch einem Fall nicht zusätzlich elektronisch aufbewahrt werden.

HINWEIS Wurde die e-Rechnung in ein anderes Format konvertiert, so muss aus den aufbewahrten Daten zweifelsfrei hervorgehen, dass gegenüber der Originaldatei keine inhaltlichen Änderungen erfolgt sind. Andere Aufbewahrungspflichten außerhalb des UStG bleiben unberührt.

ACHTUNG Sowohl die Rechnungsausstellerin/der Rechnungsaussteller als auch die unternehmerische Leistungsempfängerin/der unternehmerische Leistungsempfänger müssen auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten als Teil der Rechnung aufbewahren (z.B. elektronische Signatur, Signaturprüfprotokoll und Vereinbarung betreffend EDI-Verfahren; innerbetriebliches Steuerungsverfahren).

Rechtsgrundlagen

Stand: 01.01.2019

Abgenommen durch:
  • Bundesministerium für Finanzen

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