Kassenbelege

Seit dem Jahr 2016 muss jede Unternehmerin/jeder Unternehmer bei Barzahlungen einen Beleg bzw. einen Kassenbeleg (z.B. Kassenbon) erstellen und der Kundin/dem Kunden aushändigen.

Die Belegerteilungspflicht gilt ab dem ersten Barumsatz (unabhängig davon, ob eine Registrierkassenpflicht besteht oder nicht).

HINWEIS Wenn Registrierkassenpflicht besteht, muss ein Kassenbeleg aus dem elektronischen Aufzeichnungssystem erstellt werden. Auch wenn keine Registrierkassenpflicht besteht (weil beispielsweise die Umsätze unter den relevanten Umsatzgrenzen liegen) gilt dennoch die Belegerteilungspflicht. In diesem Fall kann der Beleg z.B. händisch, mittels Kassenblock mit fortlaufender Nummer geschrieben werden.

Erleichterungen und Ausnahmen gibt es nur für bestimmte Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten.

Für die Belege bzw. Kassenbelege, die bei Barzahlung ausgestellt und der Kundin/dem Kunden ausgefolgt werden müssen, ist ein bestimmter Mindestinhalt vorgeschrieben:

  • Eine eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmens
  • Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben wird
  • Den Tag der Belegausstellung
  • Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der Dienstleistungen
  • Den Betrag der Barzahlung

Seit 1. April 2017 (Pflicht zur Ausstattung jeder Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung) müssen Kassenbelege zusätzlich folgende Angaben enthalten:

  • Kassenidentifikationsnummer
  • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
  • Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
  • Inhalt des maschinenlesbaren Codes (OCR-, Bar- oder QR-Code)

Vom Beleg muss die Unternehmerin/der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und diese sieben Jahre aufbewahren.

Belegannahme durch den Kunden

Die Kundin/der Kunde kann nicht gezwungen werden, den Beleg anzunehmen. Bietet die Unternehmerin/der Unternehmer der Kundin/dem Kunden den Kassabeleg an, ist die Belegerteilungspflicht für die Unternehmerin/den Unternehmer damit erfüllt.

Rechtsgrundlagen

Stand: 25.04.2017

Abgenommen durch:
  • Bundesministerium für Finanzen

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