Registrierkassenpflicht und Belegerteilungspflicht

Aktuelle Informationen über Registrierkassenpflicht und Belegerteilungspflicht, Umsatzgrenzen, Fristen, Sonderregelungen, Manipulationsschutz, steuerliche Förderungen und Sanktionen etc.

Information für Einsteiger

Neue gesetzliche Regelungen ab 1. Jänner 2016

Ab 1. Jänner 2016 gelten für betriebliche Barumsätze neue steuerrechtliche Bestimmungen. Wenn die Unternehmerin/der Unternehmer buchführungspflichtig ist oder freiwillig Bücher führt, müssen alle Bareingänge und Barausgänge in den Büchern oder in den Büchern zugrunde liegenden Grundaufzeichnungen täglich einzeln festgehalten werden.

Zur Einzelerfassung der Barumsätze müssen Unternehmen ab gewissen Umsatzgrenzen zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) verwenden. Außerdem besteht ab 1. Jänner 2016 die Verpflichtung, bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und der Käuferin/dem Käufer auszuhändigen.

Diesbezügliche Ausnahmen bzw. Erleichterungen sind nur mehr für gewisse Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten möglich und werden aufgrund von per Verordnung festgelegten Sonderregelungen zugelassen.

Als "Barumsätze" gelten auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte (inklusive Zahlungen mittels PayLife Quick oder Mobiltelefon) und die Hingabe von Barschecks oder ausgegebenen Gutscheinen, Bons etc. Nachträgliche Zahlungen mittels Erlagschein oder E-Banking gelten nicht als Barumsätze.

Der Begriff "Registrierkasse" umfasst alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt werden. Als Registrierkasse können auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktion dienen.

Für die Belege, die ab 1. Jänner 2016 bei Barzahlung ausgestellt und der Kundin/dem Kunden ausgefolgt werden müssen, ist ein bestimmter Mindestinhalt vorgeschrieben:

  • Eine eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmens
  • Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben wird
  • Den Tag der Belegausstellung
  • Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der Dienstleistungen
  • Den Betrag der Barzahlung

Vom Beleg muss die Unternehmerin/der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und diese sieben Jahre aufbewahren.

Die Belegerteilungspflicht gilt ab dem ersten Barumsatz (unabhängig davon, ob eine Registrierkassenpflicht besteht oder nicht) für jede Unternehmerin/jeden Unternehmer ab 1. Jänner. Ausnahmen gibt es nur für die in den Sonderregelungen erwähnten Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten.

Belegannahme durch den Kunden

Grundsätzlich ist die Kundin/der Kunde verpflichtet, den Beleg anzunehmen, sie/er kann dazu allerdings nicht gezwungen werden. Die Nichtannahme des Belegs ist jedenfalls straffrei, es erfolgt keinerlei Kontrolle oder Einforderung einer Strafe durch die Finanzbehörden.

ACHTUNG Bei etwaigen Kontrollen vor Geschäften handelt es sich um Betrug durch falsche Finanzpolizisten.

Änderungen ab 1. April 2017

Ab 1. April 2017 muss die Registrierkasse zusätzlich über einen Manipulationsschutz, eine technische Sicherheitseinrichtung, verfügen. Die Sicherheitseinrichtung besteht aus einer Verkettung der Barumsätze mit Hilfe der elektronischen Signatur der Signaturerstellungseinheit. Die Verkettung wird durch die Einbeziehung von Elementen der zuletzt vergebenen, im Datenerfassungsprotokoll gespeicherten Signatur in die aktuell zu erstellende Signatur gebildet. Die Details zu den technischen Voraussetzungen sind in der Registrierkassensicherheitsverordnung geregelt.

Anforderungen an die Registrierkasse:

  • Datenerfassungsprotokoll
  • Drucker zur Erstellung oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
  • Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit
    (Mit einer Signaturerstellungseinheit können auch mehrere Registrierkassen verbunden sein)
  • Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
  • Eindeutige Kassenidentifikationsnummer innerhalb des Unternehmens

Bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung müssen Belege ab 1. April 2017 zusätzlich folgende Angaben enthalten:

  • Kassenidentifikationsnummer
  • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
  • Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
  • Inhalt des maschinenlesbaren Codes (OCR-, Bar- oder QR-Code)

Umsatzgrenzen und Beginn bzw. Wegfall der Registrierkassenpflicht

Betriebe (Gewerbe, selbstständige Tätigkeit, Land- und Forstwirtschaft – Einkunftsarten nach § 2 Abs 3 Z 1 bis 3 Einkommensteuergesetz) müssen zur Einzelerfassung der Barumsätze eine Registrierkasse verwenden

  • ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb und
  • wenn die Barumsätze dieses Betriebes 7.500 Euro im Jahr überschreiten.

Beide Grenzen müssen überschritten sein, damit eine Registrierkassenpflicht besteht.

Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben angeführten Grenzen besteht mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) eine Registrierkassenpflicht, jedoch frühestens ab 1. Mai 2016 (siehe VfGH-Entscheidung vom 9. März 2016: G 606/2015-14, G 644/2015-14 und G 649/2015-14).

Die Umsatzgrenzen betreffen Zeiträume ab dem 1. Jänner 2016.

BEISPIEL Monatlicher Voranmeldungszeitraum: Ein Betrieb überschreitet im Februar 2016 die Umsatzgrenzen – Registrierkassenpflicht ab 1. Juni 2016.

BEISPIEL Vierteljährlicher Voranmeldungszeitraum: Ein Betrieb überschreitet im April 2016 die Umsatzgrenzen – Registrierkassenpflicht ab 1. Oktober 2016.

Werden die Umsatzgrenzen in einem Folgejahr nicht überschritten und ist absehbar, dass sie auch künftig nicht überschritten werden, fällt die Registrierkassenpflicht mit Beginn des nächstfolgenden Jahres weg.

BEISPIEL Es besteht ab dem Jahr 2016 Registrierkassenpflicht. Der Gesamtumsatz im Jahr 2017 beträgt 12.000 Euro (Registrierkassenpflicht besteht auch im Jahr 2017). Es ist jedoch absehbar, dass auch im Jahr 2018 die Grenze von 15.000 Euro nicht überschritten wird, daher besteht bereits ab 1. Jänner 2018 keine Registrierkassenpflicht mehr.

Unabhängig davon bleiben Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht weiterhin bestehen.

Sonderregelungen

Sonderregelungen sind für folgende Unternehmergruppen bzw. Umsätze vorgesehen:

  • Umsätze im Freien (sogenannte Kalte-Hände-Regelung)
    Bei bis zu 30.000 Euro (netto) Jahresumsatz im Freien darf die Tageslosung mittels Kassasturz ermittelt werden. Dies gilt für Umsätze von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, sofern sie nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden, z.B. Maronibrater, Christbaumverkäufer. Außerdem gilt für sie keine Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht.
  • Umsätze in Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten bis zu 30.000 Euro (netto) pro Kalenderjahr
  • Buschenschankumsätze soweit sie innerhalb von 14 Öffnungstagen im Kalenderjahr erzielt werden und dabei 30.000 Euro (netto) nicht überschreiten
  • Kantinenumsätze eines gemeinnützigen Vereins bis zu 30.000 Euro (netto) pro Kalenderjahr, wenn diese Kantine nicht mehr als 52 Tage im Kalenderjahr betrieben wird
  • Bestimmte Umsätze von wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (beispielsweise kleine Feuerwehrfeste oder Sportveranstaltungen eines Sportvereins) sind von der Registrierkassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht befreit.
  • Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten bis zu einem Einzelumsatz von 20 Euro brutto (beispielsweise Zigarettenautomat, Tischfußballautomat)
    Es besteht weder eine Registrierkassen- noch eine Belegerteilungspflicht und es kann eine vereinfachte Losungsermittlung in Anspruch genommen werden.
  • Online-Shops
    Umsätze im Rahmen eines Online-Shops sind von der Registrierkassenpflicht befreit, insofern keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld unmittelbar an den Leistungserbringer erfolgt. Belege müssen aber ausgestellt werden.
  • Leistungen außerhalb der Betriebsstätte (z.B. mobile Friseure, Masseure, Fremdenführer)
    Unternehmerinnen/Unternehmer, die ihre Lieferungen und Dienstleistungen außerhalb einer Betriebsstätte erbringen und zur Führung von Registrierkassen verpflichtet sind, müssen diese Umsätze nicht sofort, sondern dürfen diese nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse erfassen, wenn sie bei Barzahlung der Kundin/dem Kunden einen Beleg aushändigen und hiervon eine Durchschrift aufbewahren.

Steuerliche Förderungen und Sanktionen

Die Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme (Anschaffung oder Umrüstung) wird einerseits durch eine Sofortabschreibung der gesamten Anschaffungs- oder Umrüstungskosten und andererseits durch eine Prämie unterstützt, wenn die Ausgaben bis zum 31. März 2017 erfolgen.

Die Kosten für die Anschaffung/Umrüstung müssen nicht wie üblich über mehrere Jahre verteilt werden (Abschreibung), sondern können sofort im Jahr des Aufwandes in voller Höhe als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Alternativ kann für die Anschaffung/Umrüstung eine Prämie von 200 Euro mit der jährlichen Steuererklärung mittels Beilagenformular E108c beantragt werden.

Besteht Registrierkassenpflicht und wird ab 1. Mai 2016 keine Registrierkasse genutzt oder verfügt die Registrierkasse ab 1. April 2017 über keine technische Sicherheitseinrichtung, ist dies als Finanzordnungswidrigkeit strafbar und wird mit einer Geldstrafe bis zu 5.000 Euro geahndet.

Es werden in der Übergangsphase (Zeitraum 1. Jänner 2016 bis 30. April 2016) von den Abgabenbehörden und deren Organen keine finanzstrafrechtlichen Verfolgungen und Bestrafungen bei bloßer Nichterfüllung der Belegerteilungspflicht gesetzt. Vielmehr werden die Organe der Finanzverwaltung in diesem Bereich durch Beauskunftung die Unternehmerinnen/Unternehmer proaktiv unterstützen.

Bis zum 30. Juni 2016 werden weiters von den Abgabenbehörden und deren Organen bei bloßer Nichterfüllung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht keine finanzstrafrechtlichen Verfolgungen und Bestrafungen gesetzt, wenn die Betroffenen besondere Gründe für die Nichterfüllung dieser Pflichten glaubhaft machen können (z.B. die Anschaffung einer Registrierkasse war aufgrund von Nichteinhaltung der Lieferfristen durch die Kassenhersteller nicht möglich).

Rechtsgrundlagen

Stand: 23.12.2016

Abgenommen durch:
  • Bundesministerium für Finanzen
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