Sonstige organisatorische Maßnahmen

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Wer steuerpflichtige Leistungen an Unternehmerinnen/Unternehmer erbringt, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind bzw. in Geschäftsbeziehungen mit Unternehmerinnen/Unternehmern in anderen EU-Staaten tritt, benötigt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID). Die UID wird aber auch benötigt, wenn der Vorsteuerabzug aus Rechnungen über 10.000 Euro geltend gemacht werden soll.

Diese kann beim Ausfüllen des Fragebogens Verf 15, 16 oder 24 beantragt werden, aber auch danach jederzeit mittels Formular U15 oder formlosem Antrag.

Unterschriftsprobenblatt und Tätigkeitsnachweis

Verfügt das Unternehmen über eine Geschäftsführerin/einen Geschäftsführer, Prokuristin/Prokuristen oder Handlungsbevollmächtigte/Handlungsbevollmächtigten, wird auch ein Unterschriftsprobenblatt verlangt. Diesen Zweck erfüllt das Formular Verf 26, das auf den Seiten des Bundesministeriums für Finanzen in der Rubrik Formulare/zur Formulardatenbank erhältlich ist.

Da im Wirtschaftsleben nicht nur seriöse Unternehmerinnen/seriöse Unternehmer auftreten, lässt das Finanzamt zum Schutz der Unternehmerinnen/Unternehmer Vorsicht walten und ersucht neben den Formularen Verf 15, 16 oder 24 auch um einen Identitätsnachweis (Reisepass, Personalausweis), um Beibringung einer Eröffnungsbilanz sowie eines Tätigkeitsnachweises. Als Tätigkeitsnachweise können z.B. Miet- oder Pachtverträge für das betriebene Geschäftslokal, Dienstnehmeranmeldungen, Ausgangsfakturen oder Kassenbücher verlangt werden.

Vergabe einer Steuernummer

Nachdem die Unterlagen geprüft wurden, wird die Unternehmerin/der Unternehmer beim Finanzamt registriert: Das Finanzamt erteilt einen aus einer 2-stelligen Finanzamtsnummer und einer 7-stelligen Steuernummer bestehenden Ordnungsbegriff und legt einen neuen Steuerakt an. Der Ordnungsbegriff wird der Unternehmerin/dem Unternehmer mitgeteilt. Er dient zur Identifikation und sollte daher auf allen Schriftstücken (Belegen, Zahlungsabschnitten usw.), welche dem Finanzamt übermittelt werden, angeführt werden. Es ist durchaus nichts Ungewöhnliches, dass im Zuge der Neuaufnahme eines Unternehmens ein Außendienstorgan des Finanzamtes dem jeweiligen Betrieb einen Besuch abstattet. Ein derartiger "Antrittsbesuch" vor Ort vermittelt der Behörde zweifellos ein besseres Bild, als wenn die Dinge lediglich von der "Amtsstube" aus beurteilt werden und dient auch als Servicemaßnahme der Aufklärung über die Rechte und Pflichten als Unternehmerin/Unternehmer.

Abgabenkonto

Ab dem Zeitpunkt der Registrierung besitzen Unternehmerinnen/Unternehmer ein Konto bei ihrem Finanzamt. Unter dem jeweiligen Namen und der Steuernummer richtet das Finanzamt ein Abgabenkonto ein. Auf dieses Konto haben in der Folge sämtliche Zahlungen, wie z.B. für Umsatz-, Einkommen-, Körperschaftsteuer, lohnabhängige Abgaben, Normverbrauchsabgabe etc. zu erfolgen.

Die Verbuchung der Beträge und die gesamte Kontengebarung (§ 213 Bundesabgabenordnung – BAO) erledigt im Finanzamt die Abteilung "Abgabensicherung" (Abgabeneinhebung und Rechnungswesen). Gemeldete oder vorgeschriebene Abgaben werden als Belastung, die entsprechenden Zahlungen als Gutschrift gebucht. Die Bewegungen auf dem Abgabenkonto ergeben sich analog zu einem Bankkonto: Neben Rückständen (Schulden) können auch – was erfreulicher ist – Guthaben auftreten.

Weist das Konto ein Guthaben auf, so kann dieses gleich zur Abdeckung einer zukünftigen fälligen Abgabe verwendet werden. Die Kontengebarung ist auch in FinanzOnline (Abfragen/Steuerkonto) ersichtlich.

Bei einem Guthaben besteht u.a. die Möglichkeit, die Rückzahlung (§ 239 BAO - Überweisung auf ein zu benennendes Bankkonto) oder eine Umbuchung/Überrechnung auf ein anderes Abgabenkonto zu beantragen (§ 239 BAO). Diese Anträge können entweder formlos, schriftlich oder elektronisch in FinanzOnline (Eingaben/Anträge/Rückzahlung bzw. Eingaben/Anträge/Umbuchung) eingebracht werden.

Im USP registrierte Unternehmerinnen/Unternehmer haben die Möglichkeit, FinanzOnline und viele weitere Online-Verfahren mit einem einzigen Einloggen im USP zu nutzen. Nähere Informationen zur Registrierung im USP finden sich im Online Ratgeber zur USP-Registrierung.

Buchungsmitteilungen

So wie von einer Bank Kontoauszüge verschickt werden, sendet das Finanzamt der Unternehmerin/dem Unternehmer ebenfalls – spesenfrei – laufend nummerierte Buchungsmitteilungen zu, die über alle Bewegungen, die Fälligkeiten von Abgaben und den aktuellen Saldo informieren.

Jede Buchungsmitteilung enthält u.a. die Zeile "neuer Kontostand": So sieht die Unternehmerin/der Unternehmer, ob sie/er über einen Rückstand, ein Guthaben oder einen ausgeglichenen Kontostand verfügt. Informationen zu den Buchungen auf dem Steuerkonto können auch in FinanzOnline unter Abfragen/Steuerkonto abgerufen werden.

Jahreszusammenstellung

Als zusätzliches Service kann über FinanzOnline eine Jahreszusammenstellung abgerufen werden. Die Jahreszusammenstellung enthält eine nach Abgabenarten geordnete Übersicht aller Buchungen.

FinanzOnline (BMF)

Rechtsgrundlagen

§§ 213 und 239 Bundesabgabenordnung (BAO)

Formulare

Stand: 01.01.2018

Abgenommen durch:
  • Bundesministerium für Finanzen

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