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UID-Bestätigungsverfahren

Damit sich eine Unternehmerin/ein Unternehmer von der Gültigkeit der UID-Nummer einer EU-Geschäftspartnerin/eines EU-Geschäftspartners überzeugen kann, wurde EU-weit das sogenannte "UID-Bestätigungsverfahren" eingeführt.

Jede Unternehmerin/jeder Unternehmer hat die UID-Nummern-Abfrage verpflichtend über FinanzOnline durchzuführen. Bei einer Bestätigungsanfrage im Rahmen von FinanzOnline wird die Antwort elektronisch mitgeteilt.

Im USP registrierte Unternehmerinnen/Unternehmer haben die Möglichkeit, FinanzOnline und viele weitere Online-Verfahren mit einem einzigen Einloggen im USP zu nutzen. Nähere Informationen zur Registrierung im USP finden sich im Online Ratgeber zur USP-Registrierung.

Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit einer elektronischen Selbstabfrage über den EU-Server.

Die jeweilige Mitteilung gilt als Beleg und ist als Ausdruck oder in elektronischer Form gemäß § 132 BAO aufzubewahren.

Nur soweit dies mangels technischer Voraussetzungen (z.B. kein Internetzugang) unzumutbar ist, können Bestätigungsanfragen an das für die Unternehmerin/den Unternehmer zuständige Finanzamt gerichtet werden, wobei die Bestätigung in jedem Fall schriftlich erfolgt.

Beide elektronischen Abfragemöglichkeiten (FinanzOnline und EU-Server) stehen auch zur Bestätigung der österreichischen UID-Nummer einer anderen österreichischen Unternehmerin/eines anderen österreichischen Unternehmers zur Verfügung.

Bei dem vorgesehenen zweistufigen UID-Bestätigungsverfahren gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Stufe 1 (einfaches Bestätigungsverfahren)
    Hier wird lediglich die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID-Nummer überprüft. Der Bezug zu einer bestimmten Unternehmerin/einem bestimmten Unternehmer wird nicht hergestellt.
  • Stufe 2 (qualifiziertes Bestätigungsverfahren)
    Hier wird die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID-Nummer im Zusammenhang mit einem bestimmten Namen und einer bestimmten Anschrift in einem anderen Mitgliedstaat überprüft. Die Anfrage nach Stufe 2 ist meist nur dann sinnvoll, wenn Zweifel an der Richtigkeit der Angaben der Warenempfängerin/des Warenempfängers bzw. ihrer oder seiner Unternehmereigenschaft bestehen oder wenn mit einer Geschäftspartnerin/einem Geschäftspartner erstmals Geschäftsbeziehungen aufgenommen werden.

Wie oft das UID-Bestätigungsverfahren in Anspruch genommen wird, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die Inanspruchnahme des UID-Bestätigungsverfahrens kann ein Hinweis auf die Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns sein. Die Unternehmerin/der Unternehmer kann selbst entscheiden, ob alle oder nur neue Kundinnen/neue Kunden durch Anfrage überprüft werden sollen. Die Unternehmerin/der Unternehmer kann auch nur Stichproben durchführen. Wie oft die UID-Nummer während der gesamten Geschäftstätigkeit bestätigt wird, ist ebenfalls die Entscheidung der Unternehmerin/des Unternehmers. Bei einer längerfristig aufrechten Geschäftsbeziehung wird eher auf die Gültigkeit der UID-Nummer der Geschäftspartnerin/des Geschäftspartners vertraut werden können.

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Inhaltlicher Stand: 01.01.2019
Abgenommen durch: Bundesministerium für Finanzen
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