Elektronische Rechnung und Vorsteuerabzug

Rechnungen können bei Zustimmung des Empfängers auch auf elektronischem Weg übermittelt werden

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Damit eine E-Rechnung als Rechnung anerkannt wird, müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sein.

Will ein Unternehmer seine Rechnungen elektronisch übermitteln, ist dies unter folgenden Voraussetzungen möglich:

  • Der Rechnungsempfänger muss die elektronische Rechnung akzeptieren, wobei diese Zustimmung keiner besonderen Form bedarf. Es genügt auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.

  • Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes einer elektronischen Rechnung müssen gewährleistet werden.

  • Die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes hinsichtlich der Rechnungsbestandteilemüssen eingehalten werden.

Hinweis:

Seit 1.1.2013 kann jeder Unternehmer selbst bestimmen, in welcher Weise er die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit und die Lesbarkeit des Inhalts gewährleistet.

Folgende Verfahren stehen zur Verfügung:

 
  • Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahren, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird; 

  • Ausstellung der Rechnung über FinanzOnline oder das Unternehmensserviceportal;

  • Versehen der Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur; 

  • Ausstellung der Rechnung im EDI-Verfahren

Achtung:

Bei einer Mehrfachübermittlung der Rechnung (zB Papier und Email) ist darauf auf der Rechnung hinzuweisen, damit eine mehrfache Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung vermieden wird.

Gutschriften können ebenfalls elektronisch übermittelt werden.

Die Erstellung von elektronischen Rechnungen

Möchte ein Unternehmer Rechnungen auf elektronischem Wege übermitteln, hat er die Zustimmung des Kunden vorab einzuholen und nach der neuen Regelung den Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten als Teil der Rechnung 7 Jahre aufbewahren.

Hinweis:

Die Kosteneinsparung gegenüber Papierrechnungen kann durchaus auch für Klein- und Mittelbetriebe ein Argument für den Umstieg sein. Unter www.e-rechnungen.at finden Sie ein Online-Beratungstool, das eine erste Abschätzung abgibt, ob E-Billing für Ihr Unternehmen Sinn macht und worauf Sie bei der Umstellung achten sollten.

Der Empfang von elektronischen Rechnungen

Beim Empfang von elektronischen Rechnungen, sind folgende Punkte zu beachten:

  • Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein.

  • Der Rechnungsempfänger muss der Zusendung auf elektronischem Weg zustimmen. Die AGB des Lieferanten sind zu beachten, wo die Übersendung auf elektronischem Weg bereits enthalten sein kann. Auch konkludente Zustimmung (tatsächliches Praktizieren) genügt.

  • Die übermittelten Rechnungen sind vom Rechnungsempfänger,  wie auch im Falle der "Papierrechnung“, 7 Jahre lang aufzubewahren (z.B. CD, DVD). Der Nachweis über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten ist Teil der Rechnung!

Achtung:

Damit der Vorsteuerabzug gewährleistet ist, müssen jedenfalls alle gesetzlichen Rechnungsmerkmale enthalten sein. Näheres dazu und über die Konsequenzen der nicht ordnungsgemäßen Rechnungslegung finden Sie, in unserem Infoblatt: “Erfordernisse einer Rechnung“.

Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit

Die Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Leistungserbringers oder Rechnungsausstellers.

Die Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Aus der Unversehrtheit des Inhalts folgt jedoch nicht, dass die Rechnung inhaltlich (zB Anschrift des Leistenden) tatsächlich richtig ist oder bei Rechnungsausstellung richtig war.

Die Lesbarkeit bedeutet für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich.

Jeder Unternehmer kann selbst bestimmen, in welcher Weise diese drei Voraussetzungen gewährleistet.

Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts können durch die Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens gewährleistet werden, wenn dadurch ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird.

Innerbetriebliches Steuerungsverfahren

Das innerbetriebliche Steuerungsverfahren ist ein Verfahren das vom Leistenden Unternehmer und vom Leistungsempfänger eingesetzt wird, um einen Abgleich der Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung bzw. mit dem Zahlungsanspruch durchzuführen.

Es kann zB durch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen geschehen, aber auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen geschäftlichen Unterlagen ( zB Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein) erreicht werden.

Wenn die Verbindung zwischen dem abgewickelten Umsatz und der Rechnung leicht mit Hilfe ausreichender Details nachvollziehbar ist und wenn die dokumentierten Verfahren eingehalten werden, kann davon ausgegangen werden, dass der Prüfpfad als Verlässlich gilt.

Beispiel 1:

Ein Unternehmer erhält eine PDF-Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur per Mail zugesandt. Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den Voraussetzungen für den Nachweis der Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhaltes. Wenn die Rechnung Lesbar, inhaltlich korrekt ist und samt Signaturprüfung archiviert wird, steht dem Vorsteuerabzug diesbezüglich nichts entgegen.

Beispiel 2:

Ein Unternehmer erhält eine PDF-Rechnung ohne qualifizierte elektronische Signatur per Mail zugesandt. Er gleicht die Rechnung zB mit dem Lieferschein, der erhaltenen Leistung und dem Mailverkehr manuell ab. Der Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen Unterlagen reicht um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes nachzuweisen. Wenn die Rechnung Lesbar und inhaltlich korrekt ist, steht dem Vorsteuerabzug diesbezüglich nichts entgegen.

Die eingesetzten technischen und organisatorischen Verfahren werden in der Praxis sehr stark von der Größe des Unternehmens abhängen. Ein EPU wird ein anderes Verfahren als ein Konzernunternehmen wählen. Der Unternehmer hat das von ihm angewendete Verfahren seinen Verhältnissen entsprechend zu Dokumentieren.

Faxrechnungen

Rechnungen, die mittels Telefax übermittelt werden, sind auch elektronisch übermittelte Rechnungen und unterliegen den gleichen Voraussetzungen.

Elektronische Rechnungen "über die Grenze“

Bei der Durchführung einer innergemeinschaftlichen (ig) Lieferung sowie seit 01.01.2013 für Lieferungen oder sonstige Leistungen, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht und der leistende Unternehmer in diesem Mitgliedstaat weder sein Unternehmen betreibt noch eine an der Leistungserbringung beteiligte Betriebsstätte hat, gelten die österreichischen Rechnungslegungsverpflichtungen.

Da der Rechnungsersteller in diesen Fällen dem österreichischen Umsatzsteuerrecht unterliegt, hat er die österreichischen Vorschriften betreffend e-Rechnung zu berücksichtigen.

Beispiel:

Ein österreichischer Unternehmer tätigt eine ig Lieferung nach Deutschland. Muss er die österreichischen Rechtsvorschriften zur elektronischen Rechnung beachten?

Die innergemeinschaftliche Lieferung ist unter der Voraussetzung, dass der deutsche Kunde unter einer ausländischen UID-Nummer auftritt, steuerbefreit. Die Frage des Vorsteuer-abzuges stellt sich somit für den Kunden nicht. Die Vorschriften hinsichtlich der elektronischen Rechnung sind jedoch für den Leistungserbringer zu beachten.

Beispiel:

Ein österreichischer Unternehmer verkauft eine Software übers Internet an einen Polnischen Unternehmer.

Da es sich um eine Leistung handelt, die Umsatzsteuerrechtlich am Empfängerort durchgeführt wird und die Steuerschuld auf den Empfänger übergeht, ist die Rechnung nach österreichischen Rechtsvorschriften zu erstellen. Die Vorschriften hinsichtlich der elektronischen Rechnung sind für den Leistungserbringer zu beachten. Für den Vorsteuerabzug ist die korrekte Rechnungslegung unmaßgeblich.

Beispiel:

Ein österreichischer Unternehmer verkauft anlässlich einer Verkaufsausstellung in Slowenien eine Maschine. Er möchte seinem Kunden S eine elektronische Rechnung ausstellen.

Da es sich um eine slowenische Inlandslieferung handelt, muss sich der österreichische Unternehmer mit den Vorschriften des slowenischen Umsatzsteuergesetzes vertraut machen und die Rechnung entsprechend ausstellen. 

Stand: 01.02.2014

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WKO/17.10.2015

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