Anleitung zur Erfassung von Datenfeldern in Meldungen

Um Datenfelder von Meldungen möglichst effizient zu erfassen, sind vorbereitende Maßnahmen und ein strukturiertes Vorgehen von Vorteil. Die hier angeführten Vorschläge und Tipps werden Ihnen dabei helfen.

Schritt 1: Vorbereitung

Um Datenfelder effizient zu kategorisieren und keines zu vergessen, empfehlen wir mit einer ausgedruckten Version der Meldung zu arbeiten, falls sie nicht ohnehin in Papierform vorliegt. Darüber hinaus sollten Sie folgende Hilfsmittel bereithalten:

  • die Ausfüllhilfe (idealerweise in ausgedruckter Form)
  • einen farbigen Marker
  • einen stärkeren Filzstift

Schritt 2: Markierung aller Formularelemente

Markieren Sie in einem ersten Schritt alle Datenfelder, indem Sie einen farbigen Rahmen um das Feld oder die Feldgruppe zeichnen. 

Mit dem Filzstift notieren Sie nun die Kategorisierungen aller markierten Felder oder Feldgruppen. Sie können dafür die vorgeschlagenen Abkürzungen in der Ausfüllhilfe verwenden.

Die in der Meldung wiederholt vorkommenden Datenfelder können einfach und effizient über die Angabe der Anzahl („wiederholte Eingabe“) in einem Arbeitsgang definiert werden.

Schritt 3: Erfassen der Datenfelder

Definieren Sie in der IVDB ein Feld nach dem anderen und berücksichtigen Sie dabei sich wiederholende Felder bzw. Feldgruppen. Nach erfolgter Erfassung in der IVDB streichen Sie die farbigen Rahmen durch (bei Feldgruppen oder sich wiederholender Elemente auch alle zugehörigen), um Ihren Fortschritt zu dokumentieren und keine mehrmalige Erfassung durchzuführen.
 

Führen Sie für jedes Datenfeld bzw. jede Datengruppe die Schritte 3.1 bis 3.5 durch.
Sie können Ihre Arbeit jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen, da jeder Arbeitsschritt automatisch gespeichert wird. Die Meldung scheint, solange sie nicht abgeschlossen wird, im Arbeitsvorrat auf Ihrer Startseite der IVDB auf.

3.1: Einzelfeld oder Feldgruppe hinzufügen

Fügen Sie Ihrer Meldung nun Feld für Feld hinzu. Zusammengehörige Felder, die öfters im Formular vorkommen, können Sie einer Feldgruppe zusammenfassen und die Anzahl der Vorkommen (Wiederholungen) angeben.

Für tabellarisch angeordnete Datenfelder können Sie bei der Definition einfach die Anzahl der Spalten und Zeilen angeben. Für die IVDB ausschlaggebend ist immer nur die Anzahl der Felder, die sich aus dieser Angabe berechnet.

Bei der Verwendung der Angabe „Anzahl“ ist zu beachten: alle Felder müssen in allen Parametern übereinstimmen (Datenart, Datenerfordernis, Datenkategorie siehe folgende Schritte).

Felder:

  • Datum (Tag, Monat, Jahr zählen als EIN Feld in der Meldung)
  • Name (Titel, Vor- und Zuname zählen als EIN Feld in der Meldung)
  • Anschrift (PLZ, Ort, Straße, Hausnummer, etc. zählen als EIN Feld in der Meldung)

Feldgruppen:

  • mehrfach vorkommende Personenangaben (Anrede, Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, …)
  • tabellarisch einzugebende Daten (z.B. ein Feld pro Monat des Jahres, jeweils mehrere gleichartige Angaben)

3.2: Definition der Datenart

Wählen Sie aus der Liste der Datenarten jene aus, die für das Datenfeld zutreffend ist. Verwenden Sie die Auswahl „Sonstige“ nur dann, wenn keine der angeführten Datenarten zutrifft. Nutzen Sie den Link „Beispiele“ für vorgeschlagene bzw. vorgesehene Kategorisierungen.

3.3: Definition des Datenerfordernisses

Über die Kategorisierung "Datenerfordernis" wird festgelegt, ob ein Datenfeld der Meldung in einer Rechtsgrundlage genannt wird. Die Einteilung erfolgt in vier Kategorien.

Das Datenfeld wird in der IVP-relevanten Rechtsgrundlage für die Informationsverpflichtung explizit genannt oder das Formular ist selbst Bestandteil der Rechtsgrundlage.

Beispiele:

  • "… unter Angabe des Namens und Geburtsdatums des Antragstellers …"
  • "… haben sich unter Verwendung des Formulars XY entsprechend der Anlage A zu registrieren …"

Das Datenfeld spezifiziert ein übergeordnetes genaues Datenerfordernis der IVP-relevanten Rechtsgrundlage.

Beispiel:

  • In der Rechtsgrundlage wird ein Nachweis "... unter Angaben der Bescheiddaten …" gefordert.
    Die Meldung beinhaltet die sich auf diese Bescheiddaten beziehenden Datenfelder "Geschäftszahl", "Ausstellungsdatum", "ausstellende Behörde".

Das Datenfeld wird in der IVP-relevanten Rechtsvorschrift nicht im Detail geregelt, es besteht jedoch ein generelles oder durch den Gesetzestext implizites Datenerfordernis.

Beispiele:

  • "Beglaubigte Unterschrift der GeschäftsführerInnen"
  • Daten, welche für die weitere Entscheidung angegeben werden müssen: "Mein Hauptwohnsitz liegt in "Kasterl" Österreich "Kasterl" Ausland"

Das Datenfeld wird in der IVP-relevanten Rechtsgrundlage nicht genannt und fällt in keine der drei anderen Kategorien.

3.4: Definition „Datenkategorie“

Das Feld "Datenkategorie" legt fest, über wen dieses Datenfeld Informationen enthält.

Das Datenfeld betrifft genau jene Person, die für die IVP verantwortlich ist.

Beispiele:

  • "Name der Geschäftsführerin"
  • "Befähigungsnachweis des Antragstellers"

Das Datenfeld betrifft eine bestimmte Person bzw. bestimmte Personen, die nicht direkt für die IVP verantwortlich ist bzw. sind.

Beispiel:

  • "Geburtsdatum Lehrling"

Das Datenfeld betrifft genau jenes Unternehmen, für das die Informationsverpflichtung besteht.

Beispiele:

  • "ÖNACE-Klassifizierung des meldepflichtigen Betriebs"
  • "Unternehmenssitz des meldepflichtigen Betriebs"

Das Datenfeld betrifft genau jenes Unternehmen, für das die Informationsverpflichtung besteht.

Beispiele:

  • "Name des Versanddienstleisters"
  • "Anschrift Steuerberaterin"

Das Datenfeld betrifft weder Personen- noch direkte Unternehmensdaten.

Beispiele:

  • "Durchschnittspreis Produkt A"
  • "Erklärung: Ich bestätige, dass alle Angaben richtig sind"

3.5: Wiederholte Eingabe

Für eine effiziente Durchführung der Datenfelderfassung können mehrfach vorkommende Elemente, also Felder, die übereinstimmend kategorisiert wurden (Datenart, Datenkategorie, Datenerfordernis), zusammengefasst werden, indem eine Anzahl von Wiederholungen angegeben wird.

Bei mehrfachem Vorkommen von Feldern geben Sie die Anzahl der Wiederholungen an. In Meldungen, in denen die Anzahl an wiederholten Angaben offen ist, geben Sie einen zu erwartenden Durchschnittswert an.

Sind Datenfelder in der Meldung tabellarisch angeordnet, können Sie die Anzahl über die Angabe „Tabelle (Spalten und Zeilen)“ definieren. Diese Option dient nur zur Vereinfachung der Eingabe, es besteht kein Unterschied zur Angabe der Anzahl der Felder.

Zur Kontrolle: Tabellarische Zusammenfassung

Die tabellarische Zusammenfassung unterhalb der erfassten Felder bzw. Feldgruppen dient zur Kontrolle sowie zur Übersicht über den Arbeitsfortschritt.