UID-Bestätigungsverfahren

Damit sich ein Unternehmen von der Gültigkeit der UID-Nummer einer EU-Geschäftspartnerin/eines EU-Geschäftspartners überzeugen kann, wurde EU-weit das sogenannte "UID-Bestätigungsverfahren" eingeführt. Jedes Unternehmen hat die UID-Nummern-Abfrage verpflichtend über FinanzOnline durchzuführen. Nur soweit dies mangels technischer Voraussetzungen (z.B. kein Internetzugang) unzumutbar ist, können Bestätigungsanfragen an das für die Unternehmerin/den Unternehmer zuständige Finanzamt (→ BMF) gerichtet werden, wobei die Bestätigung in jedem Fall schriftlich erfolgt. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit einer elektronischen Selbstabfrage über den EU-Server (→ EK).

Bei einer Bestätigungsanfrage im Rahmen von FinanzOnline wird die Antwort elektronisch mitgeteilt. Der Ausdruck erfolgt durch die Abfragende/den Abfragenden selbst. Die ausgedruckte Bestätigung gilt als Beleg und ist gemäß § 132 BAO aufzubewahren. Bei dem zweistufigen UID-Bestätigungsverfahren gibt es zwei Möglichkeiten:

• Stufe 1 (einfaches Bestätigungsverfahren)
  Hier wird lediglich die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID-Nummer überprüft. Der Bezug zu einem bestimmten Unternehmen wird nicht hergestellt.
• Stufe 2 (qualifiziertes Bestätigungsverfahren)
  Hier wird die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID-Nummer im Zusammenhang mit einem bestimmten Namen und einer bestimmten Anschrift in einem anderen Mitgliedstaat überprüft. Die Anfrage nach Stufe 2 ist meist nur dann sinnvoll, wenn Zweifel an der Richtigkeit der Angaben der Warenempfängerin/des Warenempfängers bzw. ihrer/seiner Unternehmereigenschaft bestehen oder wenn mit einer Geschäftspartnerin/einem Geschäftspartner erstmals Geschäftsbeziehungen aufgenommen werden.

Wie oft das UID-Bestätigungsverfahren in Anspruch genommen wird, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die Inanspruchnahme des UID-Bestätigungsverfahrens kann ein Hinweis auf die Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns sein. Das Unternehmen kann selbst entscheiden, ob alle oder nur neue Kundinnen/neue Kunden durch die Anfrage überprüft werden sollen. Das Unternehmen kann auch nur Stichproben durchführen. Wie oft die UID-Nummer während der gesamten Geschäftstätigkeit bestätigt wird, ist ebenfalls die Entscheidung des Unternehmens. Bei einer längerfristig aufrechten Geschäftsbeziehung wird eher auf die Gültigkeit der UID-Nummer der Geschäftspartnerin/des Geschäftspartners vertraut werden können. Wird die Gültigkeit einer UID Nummer im UID-Bestätigungsverfahren bestätigt, kann davon ausgegangen werden, dass diese UID-Nummer für den gesamten Tag der Abfrage gültig ist. Mehrfache Abfragen derselben UID-Nummer an nur einem Tag sind daher jedenfalls nicht notwendig.

Weiterführende Links

• FinanzOnline (→ BMF)
• EU-Server (→ EK)