Pflichten der öffentlichen Stellen

• Generelle Verpflichtungen
• Behandlung von Anträgen
• Rechtsgrundlagen

Generelle Verpflichtungen

Transparenz des Angebots

Öffentliche Stellen müssen die Standardbedingungen und -entgelte für die Weiterverwendung ihrer Dokumente im Voraus festlegen und – wenn möglich im Internet – veröffentlichen.

Auf Anfrage müssen sie auch über die Berechnungsgrundlage für die Entgelte Auskunft geben bzw. Faktoren nennen, die zu einer anderen Berechnung in atypischen Fällen (z.B. bei besonders aufwendigen Anträgen) führen können.

Um den Zugang zu ihren Dokumenten zu erleichtern, müssen öffentliche Stellen praktische Vorkehrungen treffen. Sie haben insbesondere Listen und Verzeichnisse über die wichtigsten zur Weiterverwendung zugänglichen Dokumente zu führen und – wenn möglich im Internet – zu veröffentlichen sowie Auskunftspersonen und Informationsstellen zu benennen. Die von den öffentlichen Stellen zu veröffentlichenden Listen sollten jene Dokumente erfassen, die in großem Umfang weiterverwendet werden oder weiterverwendet werden können (ein Kriterium ist vor allem die bisherige und künftig zu erwartende Nachfrage).

Verbot von Diskriminierung und grundsätzliches Verbot von Ausschließlichkeitsvereinbarungen

Entgelte und Bedingungen müssen für alle, die das jeweilige Dokument auf dieselbe Weise weiterverwenden wollen, gleich sein. Wenn eine öffentliche Stelle Dokumente für eigene Geschäftstätigkeiten, die nicht unter die Erfüllung ihres öffentlichen Auftrages fallen, verwendet, gelten für sie dieselben Entgelte und Bedingungen wie für andere Nutzer.

Wenn eine öffentliche Stelle Dokumente zur Weiterverwendung freigibt, müssen diese jeder/jedem zur Weiterverwendung zugänglich sein, auch dann, wenn sie bereits von anderen beispielsweise zur Umsetzung einer Geschäftsidee genutzt werden.

Ausschließliche Nutzungsrechte hinsichtlich eines Dokuments an eine Dritte/an einen Dritten zu erteilen, ist unzulässig.

Ausnahme:

• Wenn die Einräumung eines ausschließlichen Nutzungsrechtes im öffentlichen Interesse liegt.

Voraussetzung:

• Die Ausschließlichkeitsvereinbarung muss transparent sein und – wenn möglich im Internet – veröffentlicht werden.
• Der Grund für eine Ausschließlichkeitsvereinbarung muss mindestens alle drei Jahre auf seine Gültigkeit überprüft werden.
• Die öffentliche Stelle muss sich ein Kündigungsrecht für den Fall, dass der die Ausschließlichkeitsvereinbarung rechtfertigende Grund nicht mehr vorliegt, sichern.

Behandlung von Anträgen

Verfügbare Formate

Wenn eine öffentliche Stelle Dokumente zur Weiterverwendung bereitstellt, muss sie diese in allen vorhandenen Sprachen und Formaten, und – soweit möglich und sinnvoll – in elektronischer Form zur Verfügung stellen.

Öffentliche Stellen sind nicht verpflichtet, Dokumente für die Weiterverwendung neu zu erstellen, anzupassen oder weiterzuentwickeln (z.B. in neue Formate zu übertragen oder in andere Sprachen zu übersetzen).

Auszüge aus Dokumenten müssen nur dann bereitgestellt werden, wenn sie ohne unverhältnismäßig großen Aufwand hergestellt werden können.

Entgelte

Das IWG erlaubt öffentlichen Stellen, für die Weiterverwendung von Dokumenten ein Entgelt von der Antragstellerin/vom Antragsteller einzuheben. Die Entgelte dürfen jedoch die Gesamtkosten der

• Erfassung,
• Erstellung,
• Reproduktion und
• Verbreitung der Dokumente

zuzüglich einer angemessenen Gewinnspanne nicht übersteigen.

Einzuhaltende Fristen

Öffentliche Stellen haben Anträge auf Weiterverwendung von Dokumenten binnen vier Wochen zu bearbeiten. Ist ein Antrag nicht konkret genug, um bearbeitet werden zu können, muss die öffentliche Stelle dies der Antragstellerin/dem Antragsteller unverzüglich mitteilen und sie/ihn zu einer Präzisierung des Antrages auffordern.

Kommt die Antragstellerin/der Antragsteller dem innerhalb von zwei Wochen nach, beginnt die Bearbeitungsfrist ab Einlangen des neuen Antrages erneut zu laufen. Kommt die Antragstellerin/der Antragsteller der Aufforderung nicht nach, gilt der Antrag als zurückgezogen.

Bei besonders umfangreichen oder komplexen Anträgen kann die vierwöchige Bearbeitungsfrist um weitere vier Wochen verlängert werden. Die Antragstellerin/der Antragsteller muss davon jedoch sobald wie möglich, spätestens aber innerhalb von drei Wochen nach Eintreffen des Antrages, verständigt werden.

Rückmeldung an den Antragsteller

Nach einer vierwöchigen Bearbeitungsfrist kann die öffentliche Stelle folgendermaßen verfahren:

• Sie kann die beantragten Dokumente zur Gänze bereitstellen.
• Sie kann die beantragten Dokumente nur teilweise zur Verfügung stellen. In diesem Fall muss sie der Antragstellerin/dem Antragsteller jedoch schriftlich und unter Angabe der Gründe mitteilen, dass ihr/sein Antrag nur teilweise genehmigt wird.
• Sie kann der Antragstellerin/dem Antragsteller einen Vertrag anbieten, in dem gewisse Bedingungen für die Weiterverwendung der Dokumente gestellt werden.
• Sie kann den Antrag schriftlich und unter Angabe der Gründe ablehnen.

Die öffentliche Stelle muss die Antragstellerin/den Antragsteller auch auf die Rechtsschutzmöglichkeiten (Rechtsschutz im Rahmen der bestehenden Zugangsregelungen und den Rechtsschutz im Rahmen des IWG), die sie/er hinsichtlich der Bearbeitung der Anträge und der Entscheidungen der öffentlichen Stelle hat, hinweisen.

Wird ein Antrag abgelehnt, weil ein beantragtes Dokument geistiges Eigentum Dritter ist, muss die öffentliche Stelle der Antragstellerin/dem Antragsteller die Inhaberin/den Inhaber der Rechte nennen und mitteilen, von wem sie das betreffende Dokument erhalten hat.

Rechtsgrundlagen

Informationsweiterverwendungsgesetz (IWG)