Arbeitszeitaufzeichnungen

Inhaltsverzeichnis

Allgemeine Informationen

Arbeitgeberinnen/Arbeitgeber müssen für jede Arbeitnehmerin/jeden Arbeitnehmer Beginn und Ende der Arbeitszeit aufzeichnen. Aus diesen Aufzeichnungen muss neben der Tagesarbeitszeit auch hervorgehen:

  • Die Wochenarbeitszeit
  • Die tägliche Ruhezeit
  • Die wöchentliche Ruhezeit

Werden Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer während der wöchentlichen Ruhezeit, der Ersatzruhe oder der Feiertagsruhe beschäftigt, sind Ort, Dauer und Art der Beschäftigung zu vermerken.

Beginn und Ende der Ruhepausen sind ebenfalls aufzuzeichnen.

Bei Durchrechnung der Arbeitszeit (z.B. Gleitzeit) müssen auch Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraumes festgehalten werden.

Bei einer schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung haben die Arbeitgeberinnen/Arbeitgeber keine zusätzlichen Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen, sondern lediglich die Einhaltung zumindest am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode sowie auf Verlangen des Arbeitsinspektorates zu bestätigen. Abweichungen von dieser Einteilung sind laufend aufzuzeichnen.

Führung durch Arbeitnehmer

Soll die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer die Arbeitszeitaufzeichnungen selbst führen, bleibt die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber für die Einhaltung der Arbeitszeitbestimmungen und für die Aufzeichnungen verantwortlich.
Die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber muss

  • die Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer zur richtigen Führung anleiten,
  • sich die Aufzeichnungen aushändigen lassen und
  • die Aufzeichnungen kontrollieren.

Zeiterfassungssysteme

Werden bei flexiblen Arbeitszeitsystemen (z.B. Gleitzeit, Durchrechnung der Normalarbeitszeit) die Aufzeichnungen von der Arbeitgeberin/dem Arbeitgeber durch Zeiterfassungssysteme geführt, muss den Arbeitnehmerinnen/den Arbeitnehmern

  • auf Verlangen eine Abschrift der Aufzeichnungen übermittelt werden oder
  • Einsicht gewährt werden.

Ausnahme von den Pausenaufzeichnungen

Die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber können mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung über die Ruhepausen abschließen, nach der

  • Beginn und Ende der Ruhepausen genau festgelegt werden, oder
  • es den Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern überlassen wird, innerhalb eines festgelegten Zeitraumes die Ruhepausen zu nehmen.

In Betrieben ohne Betriebsrat kann eine solche Vereinbarung schriftlich mit den einzelnen Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern getroffen werden.

In diesem Fall müssen nur Abweichungen von der Vereinbarung aufgezeichnet werden.

Einsicht und Auskunft

Die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber hat der Arbeitsinspektion die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und auf Verlangen

  • Einsicht zu gewähren, oder
  • Kopien zu übermitteln

Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer haben einmal monatlich Anspruch auf kostenfreie Übermittlung ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen. Dies muss nachweislich verlangt werden.

Sonderbestimmungen

Für Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer, die die Lage ihrer Arbeitszeit sowie den Arbeitsort weitgehend frei bestimmen können, müssen nur Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit geführt werden. Dies betrifft vor allem Vertreterinnen/Vertreter.

Gleiches gilt bei Teleheimarbeit.

Für die Beschäftigung von Lenkerinnen/Lenkern gelten ebenfalls die angeführten Vorschriften. Zusätzlich ist jedoch zu beachten:

  • Als Arbeitszeitaufzeichnungen gelten auch Fahrtenbücher sowie Schaublätter, Ausdrucke und heruntergeladene Daten des Kontrollgeräts
  • Die Aufzeichnungen sind der Arbeitsinspektion nach Lenkerinnen/Lenkern und Datum geordnet zur Verfügung zu stellen.

Für Bäckereimitarbeiterinnen/Bäckereimitarbeiter sind die meisten Sonderregelungen im Bäckereiarbeiter/innengesetz nicht ausdrücklich enthalten.

Für Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer in Krankenanstalten sind die meisten Sonderregelungen im Krankenanstalten-Arbeitszeitgesetz nicht ausdrücklich enthalten. Arbeiten in außergewöhnlichen Fällen sind gesondert anzuführen.

Für Jugendliche ist ein Verzeichnis der Jugendlichen zu führen. Dieses hat neben den oben angeführten Zeiten auch zu enthalten:

  • Familienname, Vorname und Wohnort der Jugendlichen
  • Tag und Jahr der Geburt
  • Tag des Eintritts in den Betrieb
  • Art der Beschäftigung
  • Entlohnung
  • Urlaub
  • Namen und Wohnort der gesetzlichen Vertreterinnen/Vertreter

Betroffene Unternehmen

Unternehmen, die Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer beschäftigen, die unter das Arbeitszeitgesetz, das Krankenanstalten-Arbeitszeitgesetz, das Bäckereiarbeiter/innengesetz 1996 oder das Kinder- und Jugendlichen- Beschäftigungsgesetz fallen

Die Aufzeichnungen über Arbeiten während der Wochenend- und Feiertagsruhe haben Arbeitgeberinnen/Arbeitgeber zu führen, die Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer beschäftigen, die unter das Arbeitsruhegesetz (gilt auch für Krankenanstalten) fallen.

Fristen

Die Aufzeichnungen sind ein Jahr aufzubewahren. Für die Beschäftigung von Lenkerinnen/Lenkern beträgt die Frist 24 Monate. Bei Durchrechnung der Arbeitszeit beginnt diese Frist mit Ende des Durchrechnungszeitraumes. Aus anderen Rechtsvorschriften können sich längere Aufbewahrungsfristen ergeben.

Das Verzeichnis der Jugendlichen ist nach einer Neuauflage bis zum Ablauf von zwei Jahren nach der letzten Eintragung aufzubewahren.

Zuständige Stelle

Zuständige Stelle für die Kontrolle der Einhaltung ist die → Arbeitsinspektion.

Zusätzliche Informationen

Verwaltungstrafbestimmungen

Arbeitgeberinnen/Arbeitgeber sind für die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften verantwortlich. Übertretungen der Bestimmungen betreffend der Arbeitszeitaufzeichnungen sind strafbar.

Weiterführende Links

Rechtsgrundlagen

Zum Formular

Folgendes Formular kann verwendet werden:

Arbeitszeitaushang und –aufzeichnung

Letzte Aktualisierung: 24. Februar 2023

Für den Inhalt verantwortlich: Bundesministerium für Arbeit und Wirtschaft