Ausschreibung

Eine Ausschreibung ist die an eine bestimmte oder unbestimmte Zahl von Unternehmen gerichtete Erklärung einer Auftraggeberin/eines Auftraggebers, in der festgehalten wird, welche Leistungen zu welchen Bedingungen erbracht werden sollen.

Folgende Kriterien sind vor der Erstellung einer Ausschreibung abzuklären und in diese aufzunehmen. Es handelt sich hier um eine beispielhafte Aufzählung, deren Art und Umfang letztlich durch den Auftragsgegenstand bestimmt wird:

• ob die Vergabe der ausgeschriebenen Leistung für den Ober- oder Unterschwellenbereich erfolgt
• die Beschreibung der Leistung
• mit welchen Nachweisen Unternehmen ihre Eignung zu belegen haben
• ob der Zuschlag nach dem Bestangebots- oder nach dem Billigstangebotsprinzip erfolgt
  (Soll der Zuschlag nach dem Bestangebotsprinzip erfolgen, sind grundsätzlich sämtliche relevanten Zuschlagskriterien gewichtet anzugeben. Das Billigstangebotsprinzip setzt wiederum voraus, dass die Qualitätsstandards in technischer, wirtschaftlicher und rechtlicher Hinsicht klar und eindeutig definiert sind.) In bestimmten Fällen ist das alleinige Abstellen auf den niedrigsten Preis ausgeschlossen (z.B. bei geistigen Dienstleistungen).
• die Preiserstellung
• abzuklären ist, ob rechnerisch fehlerhafte Angebote ausgeschieden werden bzw. ob eine Vorreihung infolge der Berichtigung eines Rechenfehlers zulässig ist
• ob Angebote auch auf elektronischem Weg abgegeben werden können (Hinweis: Ab 1. Oktober 2018 müssen Angebote im Oberschwellenbereich verpflichtend elektronisch erfolgen.)
• ob Alternativangebote zulässig sind (was nur bei Aufträgen, die nach dem Bestangebotsprinzip vergeben werden, zulässig ist) und welche Mindestanforderungen diese Angebote erfüllen müssen
• Bestimmungen über die Zulässigkeit von Subunternehmerleistungen (etwa kann eine Subvergabe kritischer Leistungsteile an andere Unternehmerinnen/Unternehmer ausgeschlossen werden)
• unter welche Kategorie und Beschreibung der Auftrag fällt
• wer als Ansprechpartnerin/Ansprechpartner fungiert (mit Angabe von Telefax-Nummer und/oder E-Mail-Adresse)
• festzuhalten ist, dass die Erstellung des Angebotes für in Österreich durchzuführende Arbeiten unter Berücksichtigung der in Österreich geltenden arbeits- und sozialrechtlichen Vorschriften zu erfolgen hat
• Regelung betreffend Arten und Mittel zur Sicherstellung (beispielsweise, ob ein Vadium verlangt wird)
• Vorschriften hinsichtlich behindertengerechten Bauens, wenn es sich um ein Bauvorhaben handelt
• Angebotsfrist
• Zeit und Ort der Angebotsöffnung
• zu achten ist darauf, dass die Vergleichbarkeit der Angebote sichergestellt ist
• Angabe der zuständigen Vergabekontrollbehörde
• zu achten ist weiters auf die Sonderbestimmungen betreffend den Zahlungsverkehr

Der Ausschreibung kommt in einem Vergabeverfahren zentrale Bedeutung zu, sodass eine intensive und insbesondere auch rechtzeitige Auseinandersetzung mit ihr sowohl den Auftraggeberinnen/den Auftraggebern als auch den Unternehmen, die an einem Vergabeverfahren teilnehmen möchten, dringend anzuraten ist.

Berichtigung einer Ausschreibung

Die aus der Sicht eines Unternehmens erforderliche Berichtigung einer Ausschreibung oder der Ausschreibungsunterlagen muss umgehend der Auftraggeberin/dem Auftraggeber mitgeteilt werden. Die Auftraggeberin/der Auftraggeber muss erforderlichenfalls eine Berichtigung der Ausschreibung durchführen.

Zuschlagskriterien

In der Ausschreibung ist festzulegen, ob der Zuschlag dem technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebot oder dem Angebot mit dem niedrigsten Preis erteilt wird.

Weitere Informationen zum Widerruf einer Ausschreibung finden sich ebenfalls auf USP.gv.at.