Anleitung zur Erfassung von Informationsverpflichtungen (IVP)

Die Erfassung und Verwaltung von Informationsverpflichtungen ist die Hauptaufgabe der IVP-Verantwortlichen Personen innerhalb der IVDB.
Um die Erfassung einer IVP zu beginnen, klicken Sie den Button "Neue IVP anlegen", diesen finden  Sie auf der Startseite oder unter dem Menü "IVP".

Hier folgend gibt es eine Klick für Klick Anleitung zur Erfassung von IVP.

Klicken Sie hier, um ein Beispiel einer IVP in einem neuen Fenster anzuzeigen.

IVP Anlegen Start

Zu Beginn der Erfassung werden einige Information wie Kategorie, Titel und Beschreibung der Informationsverpflichtung angegeben.

Kategorie

In der Kategorie wird festgelegt, ob es sich um eine Förderung, Informationsverplichtung oder eine Kennzeichnung handelt.

Titel

Zur erstellten IVP muss ein Titel formuliert werden, dieser wird später für die IVP Suche verwendet und hat keine vorgegebene Form. Der Titel sollte kurz und aussagekräftig den Hauptzweck der IVP erläutern und dabei Schlüsselbegriffe enthalten, welche die Suche erleichtern kann.

Beschreibung

Die Beschreibung ist formlos und kann frei formuliert werden. Geben Sie einen Beschreibungstext an, der den Anwendungsfall und den Kontext umfassend und möglichst eindeutig erklärt. Verwenden Sie bewusst Begriffe (eventuell auch Synonyme), nach denen gesucht werden könnte.

Legistische Zuständigkeit

Für die Rolle IVP-Verantwortlich wird die legistische Zuständigkeit in der Regel automatisch zugewiesen und kann bei der Erfassung selbst nicht geändert werden.
Sind einer Person mehrere Verwaltungseinheiten mit der Rolle IVP-Verantwortlich zugeordnet, kann ein Wechsel der legistischen Zuständigkeit nur vorab über die Auswahl im Header vorgenommen werden.

Mit der Rolle Administration können IVP für beliebige Verwaltungseinheiten angelegt werden. Die legistische Zuständigkeit muss in diesem Fall bei der Erfassung der IVP angegeben werden.

Rechtssätze

Die Rechssätze sind die juristische Grundlage, auf die sich die IVP beziehen. Jeder IVP muss mindestens ein Rechtssatz zugewiesen werden. Die IVDB ist an das RIS angebunden, in der nach dem passenden Rechtssatz gesucht werden kann.
Für die IVP relevante Rechtsätze, welche nicht im RIS abgebildet sind - etwa EU-Verordnungen - können manuell über die Funktion "Rechtssatz aus anderer Quelle hinzufügen" erfasst werden.

In der RIS-Suche kann per Droplist die Norm (Bundesnorm, Landesnorm) und der Typ (Bundesverfassungsgesetz, Bundesgesetz, Verordnung, Kundmachung, alle) ausgewählt werden. Weiter kann in der Suchleiste direkt nach der Rechtsvorschrift gesucht werden, auf das sich die IVP bezieht. Wurde die passende Rechtsvorschrift übernommen, muss noch die Gliederungseinheit (Artikel, Paragraf, Anlage) spezifiziert werden.

In einer Dropdown Liste kann die Art des Abschnittes ausgewählt (Paragraph, Anlage, Artikel, alle). Weiter muss der nummerische Bereich festgelegt werden, in dem sich der Rechtssatz befindet. Auch kann in der Suchleiste nach bestimmten Inhalten des passendes Rechtssatzes gesucht werden. Dieser kann dann übernommen werden und wird in einer Card angezeigt.

Konnte der passende Rechtssatz im RIS nicht gefunden werden, kann er über die Auswahl "Rechtssatz aus anderer Quelle hinzufügen" manuell erstellt werden.

Für die manuelle Erstellung eines Rechtssatzes muss zunächst das Gesetz bzw. die Verordnung beschrieben werden. Danach wird der Abschnitt, in der sich der passende Rechtssatz befindet, angegeben.
Nachdem der Rechtssatz definiert und hinzugefügt wurde, wird er in einer Card unter Rechtssätze angezeigt.

Gültigkeit

Die Gültigkeit einer Informationsverpflichtung kann auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt sein. Um diesen Umstand zu dokumentieren, kann hier ein eine Zeitspanne oder auch lediglich ein "Gültig ab" oder "Gültig bis" Datum erfasst werden.
Dieses Datum hat keinerlei Auswirkung auf den Aktivierungszustand der IVP sondern dient nur zur Dokumentation.

Sind zugeorndete Rechtssätze nicht mehr gültig, wird dies in der IVP sowie im Arbeitsvorrat angezeigt. (⇒ siehe Arbeitsvorrat)

Unter Gültigkeit kann der Beginn und das Ende der Gültigkeit der Informationsverpflichtung angegeben werden. Weiter kann in der Beschreibung der Grund für diese zeitlich begrenzte Gültigkeit dieser IVP angegeben werden. Hierbei handelt es sich nicht um ein Pflichtfeld. Bei keinen Angaben wird von einer unbegrenzten Gültigkeit ausgegangen.

(Bsp. Einfügen?)

Periodizität

Die Periodizität soll angeben in welchen periodischen Abständen die Pflicht der Angabe der Informationen innerhalb der IVP besteht. 

Beispiel Periodizität

Informationsverpflichtungen lassen sich hier in zwei Arten einteilen. Die Fallabhängigen Informationsverpflichtungen, die durch die Periodizität einmalig gekennzeichnet sind und die Informationsverpflichtungen, die periodisch in zeitlichen Abständen angegeben werden müssen.

Abschluss der IVP und Status

Ist eine IVP nicht abgeschlossen, befindet sie sich im Status Entwurf. Sie ist nur für Personen der gleichen Verwaltungseinheit mit der Rolle IVP-Verantwortlich sowie der Administration sichtbar. Wird eine IVP abgeschlossen, weist sie den Status Aktiv auf. Ab diesem Zeitpunkt steht sie für die Erfassung von Meldungen zur Verfügung. Abgeschlossene IVP können nicht aus der IVDB entfernt sondern lediglich auf Inaktiv gesetzt werden.