Arbeitsvorrat
Die Informationsverpflichtungsdatenbank beinhaltet verschiedene Rollen mit spezifischen Verantwortlichkeiten und Arbeitsaufträgen. Jede Rolle hat einen individuellen Arbeitsvorrat, der auf ihre Rolle und die zugehörigen Organisationen zugeschnitten ist. Die Arbeitsaufträge für die Rollen IVP-Verantwortlich, Meldungsverantwortlich und Admin werden in verschiedenen Pillen dargestellt.
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Arbeitsvorrat Meldungsverantwortlich
Meldungen
Sämtliche von Ihrer Organisation erstellten Meldungen, die sich momentan im Status Entwurf befinden und daher noch nicht aktiviert wurden, werden zur weiteren Bearbeitung im Arbeitsvorrat unter der Kategorie "Meldungen" abgelegt.
Innerhalb „Meldungen“ kann der oder die Meldungsverantwortliche Meldung bearbeiten, die Meldung im Read-only Modus "Anzeigen" lassen oder den Entwurf "Löschen".
Wird die Meldung aktiv geschaltet oder gelöscht ist der Arbeitsauftrag abgeschlossen und wird aus dem Arbeitsvorrat entfernt.
Benachrichtigungen
Falls ein Datenfeld mit der Datenart und -kategorie "Sonstiges" definiert wurde, wird die Administration darüber benachrichtigt und das Datenfeld kann gegebenenfalls angepasst werden. Sollte das Datenfeld in dieser Weise von der Administration modifiziert werden, erhalten die Meldungsverantwortlichen der jeweiligen Organisation eine entsprechende Benachrichtigung.
Meldungsverantwortliche können eine Meldung in der Read-Only Ansicht anzeigen lassen und sie gegebenenfalls bearbeiten. Die Card wird aus dem Arbeitsvorrat entfernt, wenn eine berechtigte meldungsverantwortliche Person sie als "Gelesen" markiert.
IVP-Anfrage
Die IVP-Anfrage bezieht sich auf die Kommunikation zwischen einem oder einer Meldungsverantwortlichen und den IVP-Verantwortlichen in der angefragten Organisationseinheit. Der oder die Meldungsverantwortliche stellt innerhalb einer Meldung eine Anfrage bezüglich einer fehlenden oder nicht auffindbaren IVP, die für die Erstellung der Meldung erforderlich ist.
Der Link "Nachricht an die zuständige Organisation" führt direkt zur Bearbeitung der IVP-Anfrage. Dieser Link befindet sich im Text neben dem IVP-Bereich in der Meldung und ist auch innerhalb der IVP-Suche verfügbar, wenn eine ergebnislose Suche durchgeführt wurde.
Im Arbeitsbereich der IVP-Anfrage sind von der oder dem Meldungsverantwortlichen bestimmte Informationen erforderlich. Der Meldungsentwurf muss eine Beschreibung enthalten, die innerhalb der Anfrage hinzugefügt oder geändert werden kann. Darüber hinaus ist es notwendig, die IVP-Organisation auszuwählen, an welche die Anfrage gesendet werden soll, und es ist eine erklärende Nachricht zum Problem anzugeben. Abschließend muss der oder die Meldungsverantwortliche entweder eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer zur Kontaktaufnahme angeben.
Eine IVP-Anfrage kann ausschließlich für einen Meldungsentwurf erstellt werden. Sobald die Meldung im Laufe des Prozesses aktiviert wird, werden alle Cards, die sich auf diese spezifische IVP-Anfrage beziehen, aus den entsprechenden Arbeitsvorräten gelöscht.
Es ist wichtig zu beachten, dass pro Meldung nur eine IVP-Anfrage gestellt werden kann. Erst nachdem die Anfrage vollständig bearbeitet wurde, kann der oder die Meldungsverantwortliche eine weitere IVP-Anfrage zur jeweiligen Meldung beginnen.
Innerhalb des Arbeitsvorrats kann die IVP-Anfrage durch drei verschiedene Cards dargestellt werden.
Eine IVP-Anfrage mit dem Status "Offen" zeigt eine IVP-Anfrage an, die noch nicht von der verantwortlichen IVP-Organisation bearbeitet wurde. Die meldungsverantwortliche Person ist in der Lage, die Bearbeitung der Meldung aufzurufen, um sie gegebenenfalls weiter anzupassen.
Eine IVP-Anfrage mit dem Status "Zugeordnet" wurde bereits von der verantwortlichen IVP-Organisation bearbeitet. Dabei wurden der Meldung eine oder mehrere IVPs durch eine IVP-verantwortliche Person zugeordnet. Der oder die Meldungsverantwortliche gelangt über die Card in die Bearbeitung der Meldung, um die Richtigkeit der zugeordneten IVPs zu prüfen. Dadurch wird der IVP-Anfragezyklus abgeschlossen und es kann gegebenenfalls eine neue Anfrage gestellt werden.
Die IVP-Anfrage mit dem Status "Abgelehnt" wurde bereits von der IVP-Organisation bearbeitet. Dabei konnte die angefragte IVP-Organisation die Anfrage nicht bearbeiten. Die Card enthält eine Begründung, warum der Auftrag abgelehnt wurde.
Über die Card kann der oder die Meldungsverantwortliche die Bearbeitung aufrufen. Hier besteht die Möglichkeit, die Meldung zu bearbeiten oder eine neue Anfrage zu stellen.
Arbeitsvorrat IVP-Verantwortlich
IVP
Innerhalb des Arbeitsvorrates unter "IVP" werden zwei Arten von Arbeitsaufträgen gesammelt.
Einerseits werden alle IVP der jeweiligen Organisation gesammelt, welche von ihr erstellt wurden und den Status „Entwurf“ besitzen. Außerdem werden alle aktiven IVP hinterlegt, welche eine abgelaufene Rechtsnorm beinhalten.
Innerhalb der Card kann der oder die IVP-Verantwortliche die Bearbeitung aufrufen, um mit der Erstellung der IVP fortzufahren. Es besteht auch die Möglichkeit, die IVP in der "Read-Only"-Ansicht anzusehen oder den Entwurf zu löschen. Durch die Aktivierung oder Löschung des Entwurfs wird der Arbeitsauftrag abgeschlossen und aus dem Arbeitsvorrat entfernt.
Cards mit einer abgelaufenen Rechtsnorm werden durch die rote Überschrift „Rechtsnorm abgelaufen“ klar markiert. Über die Card gelangt der IVP-Verantwortliche in die Bearbeitung der IVP, um die abgelaufene Rechtsnorm zu ersetzen. Weiter kann sich der IVP-Verantwortliche die Read-Only Ansicht der IVP anzeigen lassen oder sie direkt inaktiv schalten lassen. Durch das Ersetzen der inaktiven IVP oder der Inaktivsetzung ist der Arbeitsauftrag beendet.
IVP-Anfrage
Bei der IVP-Anfrage handelt es sich um eine Komunikation zwischen den Meldungsverantwortlichen und den IVP-Verantwortlichen. Dabei wird, durch die Meldungsverantworlichte Person eine IVP für eine bestimmte Meldung angefragt. Der Arbeitsauftrag für den oder die IVP-Verantwortlichen ist es, der Meldung die passende IVP hinzuzufügen.
Nachdem der oder die Meldungsverantwortliche eine IVP-Anfrage an die jeweilige Organisation gesendet hat, bekommt die IVP-Verantwortlichen Person eine Card "Eingehende IVP-Anfrage" mit dem Status "Offen" in den Arbeitsvorrat hinterlegt. Neben Informationen über die jeweilige Meldung enthält die Card eine Nachricht des oder der anfragenerstellenden Meldungsverantwortlichen, in welcher der Arbeitsauftrag erläutert wird. Falls die bearbeitende Person weitere Informationen benötigt, sind die E-Mail oder die Telefonnummer, unter der die meldungsverantwortliche Person erreichbar ist, hinterlegt. Über die Card gelangt man in die Bearbeitung der IVP-Anfrage.
Innerhalb der Bearbeitung der IVP-Anfrage erhält der oder die IVP-Verantwortliche eine Read-Only Zusammenfassung der Meldung. Außerdem kann unter "Neu verknüpfte IVP zu dieser Meldung" ein IVP Vorschlage hinzugefügt werden.
Von hier gibt es eine Reihe von Möglichkeiten fortzufahren;
Wenn vorhanden, kann die passende IVP hinzugefügt und die Anfrage abgeschlossen. Damit ist die Bearbeitung beendet und der oder die Meldungsverantwortliche wird informiert.
Falls die passende IVP zu dieser Meldung noch nicht erfasst wurde, gelangt der oder die IVP-Verantwortliche über den Link "legen sie diese an" in die Erstellung der IVP. Hier kann die benötigte IVP erfasst und wie zuvor in den Meldungsentwurf hinzugefügt werden.
Falls die IVP-Verantwortliche Person nicht in der Lage sein sollte, die Anfrage zu bearbeiten, kann sie, unter dem Link "Nachricht an die anfragende Behörde", die Anfrage ohne weitere Bearbeitung beenden.
Wenn eine positive Bearbeitung der Anfrage nicht möglich, muss der oder die IVP-Verantwortliche den Grund für die Ablehnung in einer Nachricht erläutern. Auch dieser Weg führt zu einem Abschluss der Anfrage und einer Benachrichtigung an die oder den Meldungsverantwortlichen.
Arbeitsvorrat Administrator
Datenfelder
Erstellt eine Meldungsverantwortliche Person ein Datenfeld mit Datenart und Datenkategorie "Sonstiges" erhält die Administration einen Arbeitsauftrag unter "Datenfeld Validierung".
Die Card enthält Informationen über das Datenfeld und die erstellende Organisation. Hier kann das Datenfeld bestätigt oder angepasst werden. Beide Möglichkeiten führen zum Abschluss des Arbeitsauftrages.
Synonyme
Jede IVP-Verantwortliche Person kann in der "Datenfeld Suche" zusätzliche Synonyme für Begriffe erfassen. Diese Begriffe werden der Administration zur Prüfung in den Arbeitsvorrat unter "Synonyme" hinterlegt.
Die Administration erhält Informationen über das Synonym und dem Begriff, für welchen das Synonym erstellt wurde. In diesem Fall gibt es drei Möglichkeiten das Synonym zu bearbeiten.
Das Synonym bestätigen, wodurch das vorgeschlagene Synonym übernommen wird.
Das Synonym bearbeiten und dann bestätigen.
Falls das Synonym nicht zum ursprünglichen Begriff passen sollte, kann es gelöscht werden, wodurch es aus den vorgeschlagenen Begriffen entfernt wird.
Alle diese Wege führen zum Abschluss des Arbeitsauftrages.
IVP
Der Bereich IVP innerhalb des Arbeitsvorrates enthält alle IVP mit abgelaufener Rechtsnorm und erstellte Entwürfe aller IVP Organisationen. Hierbei handelt es sich um einen Arbeitsauftrag, der den IVP-Verantwortlichen zugewiesen ist.
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Meldungen
Der Arbeitsvorrat Meldungen enthält alle Meldungen, welche durch Meldungsverantwortliche Organisationen erstellt wurden und den Status "Entwurf" besitzen. Dies ist der Arbeitsvorrat der Meldungsverantwortlichen Organisationen.
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IVP-Anfrage
Der Arbeitsvorrat IVP-Anfragen enthält alle mit der IVP-Anfrage verbundenen Informationen der jeweilgen IVP- und Meldungsverantwortlichen Organisationen.