Anleitung zur Erfassung von Meldungen
Bei Meldungen handelt es sich um den Hauptarbeitsauftrag der Meldungsverantwortlichen. Angelegte und aktivierte Meldungen werden durch IVP-Verantwortliche genutzt, um auf dessen Basis die Notwendigkeit neuer Informationsverpflichtungen zu evaluieren und bilden mit den IVP den Kern der IVDB.
Klicken Sie hier, um eine Beispielmeldung in einem neuen Fenster anzuzeigen.
Zuordnung von IVP
Jeder Meldung muss zumindest eine IVP zugeordnet sein, welche die rechtliche Grundlage für die Bereitstellung der Daten darstellt. Es können nur IVP für eine Meldung ausgewählt werden, die in der IVDB berücksichtigt sind und den Status Aktiv aufweisen. Ist eine benötige IVP nicht in der IVDB erfasst, ist die zuständige Verwaltungseinheit zu kontaktieren.
Klicken Sie den Button "IVP hinzufügen", um eine passende IVP für die Meldung zu finden. In der Suche können die IVP nach spezifischen Stichwörtern in der Beschreibung und dem Titel gefiltert werden.
Meldungsbeschreibung
Die Meldungsbeschreibung soll eine kurze Übersicht über den Inhalt, Nutzen und Adressaten der Meldung liefern. Durch die Beschreibung soll die Suche nach bestimmten Meldungen durch den IVP-Verantwortlichen oder die IVP-Verantwortliche vereinfacht werden.
Zusätzlich zur Beschreibung muss beantwortet werden, ob
- die Einbringung online möglich ist,
- die persönliche Anwesenheit erforderlich ist und
- ob eine notarielle Beglaubigung erforderlich ist.
Diese Fragen müssen jeweils mit Ja oder Nein beantwortet werden.
Nutzen Sie für die Beschreibungen Stichwörter und Sätze, welche die Suche für die jeweiligen IVP-Verantwortlichen vereinfachen können und den Grund der Meldung klar beschreiben.
Formular
Zur Bearbeitung der Meldung kann das jeweilige Formular hinzugefügt werden. Das soll zur Hilfe dienen, um die Eingabe der Datenfelder zu unterstützen und Auskunft über den näheren Nutzen eines Datenfeldes geben können.
Formular hinzufügen
Fügen Sie das zur Datenfelddefinierung vorgesehene Formular zur Meldung hinzu. Es kann nur eine PDF-Datei hochgeladen werden, welche die maximale Größe von 5 MB nicht überschreiten darf.
Die PDF-Datei kann per Drag&Drop oder über den Button "Durchsuchen" hinzugefügt werden.
Innerhalb des Formulars gibt es einige Optionen für die Bearbeitung.
Anzeigen:
Hier können Sie das eingefügte Formular betrachten, um weitere Informationen zur Definition von Datenfeldern zu erhalten.
Ersetzen:
Durch das Ersetzen eines Formulars können Sie ein veraltetes Formular durch ein aktuelleres ersetzen. Dabei bleiben alle Datenfeldmarkierung auf dem Formular erhalten. Ausgenommen sind Markierungen, die auf dem alten Formular so positioniert waren, dass sie am neuen Formular außerhalb des sichtbaren Seitenbereiches wären.
Entfernen:
Hier kann ein eingefügtes Formular entfernt werden. Dabei werden alle Datenfeldmarkierungen innerhalb des Formulars entfernt. Die dazugehörigen Datenfelder bleiben jedoch erhalten.
Button Formularansicht
Datenfelder
Für die Eingabe von Datenfeldern gibt es zwei gleichberechtigte Möglichkeiten. Die manuelle und die grafische Eingabe. Wählen Sie die Eingabeart, welche am besten zu Ihrem jeweiligen Bedürfnis passt, Sie können die Methoden auch vermischen.
Jedes Datenfeld einer Meldung wird in der IVDB erfasst. Hierfür stehen die Optionen Einzelfelderfassung sowie Feldgruppenerfassung zur Verfügung. In der IVDB angegebene Datenfelder können auch nach Abschluss der Meldung angepasst werden.
Weist ein Datenfeld sowohl die Datenart "Sonstige" als auch die Datenkategorie "Sonstige" auf, wird dieses bei Abschluss der Meldung an die Administration übermittelt, die gegebenenfalls eine Anpassung der Kategorisierung vornehmen kann.
Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung zur Erfassung von Datenfeldern. (PDF, 310 KB)
Tabellarische Zusammenfassung
Die tabellarische Zusammenfassung unterhalb der erfassten Felder bzw. Feldgruppen dient zur Kontrolle sowie zur Übersicht über den Arbeitsfortschritt.
Abschluss der Meldung & Status
Ist eine Meldung nicht abgeschlossen, befindet sie sich im Status Entwurf. Sie ist nur für Personen der gleichen Verwaltungseinheit mit der Rolle Meldung-Verantwortlich sowie Administration sichtbar. Wird eine Meldung abgeschlossen, weist sie den Status Aktiv auf. Abgeschlossene Meldungen können nicht mehr aus der IVDB entfernt sondern lediglich auf Inaktiv gesetzt werden.
Schließt man die Meldung hingegen nur bleibt der Status Entwurf enthalten und die Meldung kann später von diesem Punkt aus weiter bearbeitet werden.
