Firmenbuch

Das Firmenbuch besteht aus dem Hauptbuch und der Urkundensammlung. Im Hauptbuch sind die Firmenbucheintragungen (z.B. Firmenbuchnummer, Firma) enthalten. Die Urkundensammlung enthält alle Urkunden, die den Firmenbucheintragungen zugrunde liegen (z.B. Gesellschaftsverträge).

Mit Herbst 2005 haben alle Gerichte die Urkundensammlung auf eine elektronische Datenbank umgestellt.

Im Firmenbuch werden folgende Rechtsträger eingetragen:

• Einzelunternehmen (erst wenn in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren ein Umsatz von mehr als 700.000 Euro oder mehr als eine Millionen Euro Umsatz in einem Geschäftsjahr erzielt wird)
• Offene Gesellschaften (OG)
• Kommanditgesellschaften (KG)
• Aktiengesellschaften (AG)
• Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Flexible Kapitalgesellschaft (FlexKapG oder FlexCo)
• Erwerbs- und Wirtschaftsgenossenschaften
• Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit
• Sparkassen
• Privatstiftungen
• Europäische wirtschaftliche Interessensvereinigungen
• Europäische Gesellschaften (SE)
• Europäische Genossenschaften (SCE)
• sonstige Rechtsträger, deren Eintragung gesetzlich vorgesehen ist
• Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GesbR; als OG oder KG, wenn in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren ein Umsatz von mehr als 700.000 Euro oder mehr als eine Millionen Euro Umsatz in einem Geschäftsjahr erzielt wird; nicht jedoch für Freiberuflerinnen/Freiberufler sowie für Land- und Forstwirtinnen/Land- und Forstwirte)

Jedem Rechtsträger wird im Firmenbuch eine Nummer (die Firmenbuchnummer) zugewiesen, die aus maximal sechs Ziffern und einem Prüfbuchstaben besteht.

Bei allen Rechtsträgern muss im Firmenbuch eingetragen werden:

• Firmenbuchnummer
• Firma
• Rechtsform des Unternehmens
• Sitz des Unternehmens und die für Zustellungen maßgebliche Geschäftsanschrift
• Umstand, dass eine für Zustellungen maßgebliche Geschäftsanschrift unbekannt ist
• Kurzbezeichnung des Geschäftszweigs
• Zweigniederlassungen mit dem Ort, der für Zustellungen maßgeblich ist und die Firma, wenn diese von der Firma der Hauptniederlassung abweicht
• Tag der Feststellung der Satzung bzw. des Abschlusses des Gesellschaftsvertrags
• Name und Geburtsdatum der Einzelunternehmerin/des Einzelunternehmers; bei anderen Rechtsträgern die vertretungsbefugten Personen; Beginn und Art der Vertretungsbefugnis
• Name und Geburtsdatum von Prokuristinnen/Prokuristen; Beginn und Art der Vertretungsbefugnis
• Vereinbarungen über einen Haftungsausschluss der Erwerberin/des Erwerbers bei einem Unternehmensübergang
• Dauer des Unternehmens, falls diese begrenzt ist
• Name und Geburtsdatum der Abwicklerinnen/Abwickler bei einer Liquidation (Abwicklung); Beginn und Art der Vertretungsbefugnis
• Im Exekutions- und Insolvenzrecht vorgesehene Verfügungsbeschränkungen und deren Aufhebungen; die Namen der gesetzlichen Vertreterinnen/Vertreter
• Vorgänge, durch die ein Betrieb oder ein Teil übertragen wird sowie den Rechtsgrund
• Bei Eintragung natürlicher Personen ist auch deren Anschrift ersichtlich zu machen
• Wenn ein Rechtsträger dies beantragt, ist auch die Adresse seiner Internetseite einzutragen
• Eintragungen im Insolvenzverfahren durch das Insolvenzgericht:
  • Eröffnung des Konkurs- oder Sanierungsverfahrens und Angaben darüber, ob der Schuldnerin/dem Schuldner die Eigenverwaltung zusteht
  • Aufhebung des Insolvenzverfahrens
  • Art der Überwachung des Sanierungsplans
  • Einstweilige Vorkehrungen zur Sicherung der Masse
  • Name der Sanierungs- und Masseverwalterin/des Sanierungs- und Masseverwalters, Name der vom Insolvenzgericht bestimmten besonderen Verwalterin/des vom Insolvenzgericht bestimmten besonderen Verwalters, Name der Treuhänderin/des Treuhänders
  • Nichteröffnung eines Insolvenzverfahrens mangels kostendeckenden Vermögens
  • Zurückweisung des Antrags auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens wegen Unzuständigkeit des Gerichts

Informationen zum Thema "Löschung aus der Insolvenzdatei" finden sich ebenfalls auf USP.gv.at.

Zusätzliche Eintragungen sind für einzelne Rechtsformen vorgesehen.

Weitere Eintragungspflichten:

• Änderungen eingetragener Tatsachen müssen sofort bei dem Firmenbuchgericht angemeldet werden. Das Gericht hat die Eintragungen entsprechend zu ändern oder zu löschen. Das Gericht löscht Eintragungen automatisch, die mangels einer wesentlichen Voraussetzung unzulässig werden
• Änderungen der Satzung
• Auflösung der juristischen Person, soweit dies nicht die Folge eines Konkurseröffnungsverfahrens ist
• Liegt die Hauptniederlassung oder der Sitz eines Rechtsträgers im Ausland, so muss eine Eintragung in das Firmenbuch erfolgen, wenn im Inland eine Zweigniederlassung besteht. Das Bestehen des Rechtsträgers ist als solches nachzuweisen. Zusätzlich muss die Tätigkeit der Zweigniederlassung, das Personalstatut (das Recht des Staates, in dem der Rechtsträger seine Hauptniederlassung hat), das Register und die Nummer der Eintragung des Registers in das Firmenbuch eingetragen werden
• Wird die Hauptniederlassung oder der Sitz eines Rechtsträgers im Inland verlegt, so muss die Verlegung bei dem bisher zuständigen Gericht angemeldet werden. Erfolgt eine Änderung der Zuständigkeit, muss das bisher zuständige Gericht dem neu zuständigen Gericht dies mitteilen und diese Tatsache im Firmenbuch eintragen. Das neu zuständige Gericht muss überprüfen, ob die Verlegung ordnungsgemäß erfolgte und ob die Unterscheidbarkeit der Firma zu anderen Unternehmen beachtet wurde. Ist dies der Fall, hat das neu zuständige Gericht die Verlegung und allenfalls weitere Anmeldungen in das Firmenbuch einzutragen

Eine Anmeldung zum Firmenbuch muss grundsätzlich schriftlich oder im Wege des Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) erfolgen. In Ausnahmefällen kann eine Anmeldung mündlich zu Protokoll gegeben werden. Einzelunternehmerinnen/Einzelunternehmer können Firmenbuchanmeldungen vollständig online und ohne Beglaubigung über das Formular "Firmenbuch - Einzelunternehmerin/Einzelunternehmer" durchführen.

In der Anmeldung muss die vorzunehmende Eintragung genau bezeichnet werden. Ist eine Anmeldung unvollständig, so wird die Antragstellerin/der Antragsteller vom Gericht innerhalb einer bestimmten Frist zur Behebung des Mangels aufgefordert. Das Firmenbuchgericht entscheidet in Form eines Beschlusses über die Eintragung. Dieser Beschluss wird der Antragstellerin/dem Antragsteller zugestellt.

Erforderliche Unterlagen

Folgende Unterlagen müssen dem Antrag angeschlossen werden:

• Musterzeichnung, allenfalls in öffentlich beglaubigter Form (gerichtlich oder notariell)
• Allenfalls eine Bestätigung über die Erfüllung der Voraussetzungen nach dem Neugründungsförderungsgesetz (NeuFöG)
• Je nach Rechtsform müssen weitere Unterlagen dem Antrag beigefügt werden, z.B. Urkunde über die Bestellung des Vorstands.

Allgemeines zur Firmenbuchabfrage

Unter Angabe der Firmenbuchnummer kann aus der Datenbank ein Firmenbuchauszug abgerufen werden. Dieser Auszug enthält die aktuell eingetragenen Daten. Auf Wunsch können auch inzwischen gelöschte (historische) Daten ausgegeben werden (zurück nur bis zum Beginn der EDV-Umstellung).

Ist die Firmenbuchnummer nicht bekannt, kann sie über den Namen des Rechtsträgers (die sogenannte Firma) gesucht werden oder über den Namen einer Person, die im gesuchten Rechtsträger eine Funktion ausübt.

Als Suchbegriff kann für diesen Zweck auch die früher im Handels- oder Genossenschaftsregister verwendete HRA/HRB/GEN-Nummer herangezogen werden. Über die Suche nach "Veränderung" können Rechtsträger gesucht werden, die in der letzten Zeit neu eingetragen, geändert oder gelöscht worden sind.

Einsichtnahme bei Gericht

Bei Gericht erfolgt die Einsicht in das Hauptbuch durch Ausdruck der gewünschten Daten aus der Firmenbuchdatenbank (Firmenbuchauszug). Ein Firmenbuchauszug ist grundsätzlich persönlich (während der Amtsstunden) anzufordern. Eine Einsicht in die Urkundensammlung kann persönlich genommen werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, bei Gericht die benötigten Kopien anzufordern.

Einsicht bei Notaren

Jede Notarin/jeder Notar (→ Notar Suche) hat als Gerichtskommissärin/Gerichtskommissar Einsicht in das Hauptbuch zu gewähren, kann daher Firmenbuchauszüge beglaubigen und hat Anspruch auf Gebühren wie für vom Gericht hergestellte Firmenbuchauszüge.

Firmenbuchabfrage über das Internet

Auszüge und Urkunden aus dem Firmenbuch können bei der österreichischen Justiz auch über das Internet unter JustizOnline (→ BMJ) abgefragt werden. Diese Daten werden auch von vom BMJ autorisierten Stellen (Verrechnungsstellen) zur Verfügung gestellt:

• → ADVOKAT Unternehmensberatung Greiter & Greiter GmbH
• → auszug.at - Wiener Zeitung Digitale Publikationen GmbH
• → BREX Business Register Exchange GmbH / 360 kompany AG
• → EDV-Technik Dipl.-Ing. Went Gesellschaft m.b.H.
• → HF Data Datenverarbeitungsgesellschaft m.b.H.
• → lexunited - online information system GmbH
• → MANZ'sche Verlags- u Universitätsbuchhandlung GmbH
• → ÖGIZIN GmbH
• → UVST Datendienste GmbH
• → Vendaro m-commerce Dienstleistungen GmbH

Wer eine öffentliche Urkunde über den Stand des Firmenbuchs zwecks Vorlage vor einer Behörde etc. benötigt, braucht einen beglaubigten Firmenbuchauszug. Dieser kann nicht nur bei Gericht oder von Notarinnen/Notaren (→ Notar Suche) ausgestellt werden, ein beglaubigter Auszug kann auch elektronisch abgerufen werden ("signierter Stichtagsauszug") und ist mit der elektronischen Signatur der Justiz versehen.

Firmeninformation im Internet

Der Abfragezweig "Firmeninformation" ist für das rasche Recherchieren innerhalb des Firmenbuchs vorgesehen. Er wurde speziell zu dem Zweck entwickelt, Zusammenhänge im Firmenbuch transparent und durch eine vereinfachte Suche schnell auffindbar zu machen. Der Firmeninformation liegen die Daten des Firmenbuchs zugrunde. Der Zugang zur Firmeninformation ist identisch zur Firmenbuchabfrage über das Internet.

Angezeigte Personennamen und Firmen stellen Links oder Icons dar, um die Vorteile der Internettechnologie effizient zu nützen. Durch Betätigung eines solchen Links gelangt man ohne zwischengeschaltete Suchmaske direkt in ein weiteres Suchergebnis. So wird ein rasches und zielgerichtetes Navigieren sichergestellt, das es z.B. ermöglicht, personelle Verschränkungen ersichtlich zu machen.

• Firmeninformation mit Verknüpfungen
• Firmenliste mit Verknüpfungen
• Personenliste mit Verknüpfungen
• Funktionenübersicht je Person mit Verknüpfungen

Eintragungskosten

Je nach Rechtsform entstehen unterschiedlich hohe Eintragungskosten.

• Eintragungskosten Einzelunternehmen
• Eintragungskosten Personengesellschaften – OG, KG
• Eintragungskosten Kapitalgesellschaften – GmbH, AG

Für gesetzlich näher definierte Neugründungen eines Betriebes sieht das Neugründungsförderungsgesetz (NeuFöG) u.a. eine Befreiung von den mit der Eintragung in das Firmenbuch verbundenen Gebühren vor.

Gebühren bei Gericht vor Ort

• Je Firmenbuchauszug: 15 Euro
• Je Jahresabschluss: 15 Euro

Gebühren bei Online Abfrage

Für die Firmenbuchabfrage über das Internet unter JustizOnline (→ BMJ) fallen nachstehende Gerichtsgebühren an. Den Verrechnungsstellen sind überdies angemessene Kosten zu ersetzen.

Unternehmensinformationen im Europäischen Justizportal

EU-Mitgliedstaaten müssen bestimmte Unternehmensinformationen (Name, Rechtsform, Sitz, Registerstaat und Eintragungsnummer) über die Kapitalgesellschaften kostenlos zugänglich machen, die in ihren Unternehmensregistern eingetragen sind.

Mit der Funktion "Unternehmenssuche" des Europäischen Justizportals kann nach Informationen aus nationalen Unternehmensregistern gesucht und auf diese Informationen zugegriffen werden. Diese sind:

European Business Register

Das European Business Register (EBR) ist ein europäisches Projekt, das jetzt von der " European Economic Interest Group" (Europäische wirtschaftliche Interessensvereinigung) mit Sitz in Brüssel verwaltet wird. Mitglieder dieses Unternehmens sind nationale Betreiberinnen/Betreiber, die entweder selbst das Handelsregister führen oder die in Partnerschaft mit der für das Handelsregister verantwortlichen Stelle die Daten anbieten.

Die Handelsregister aus folgenden Ländern sind derzeit im European Business Register eingebunden:

Neben dem EBR-Standardauszug können allenfalls weitere Detailinformationen (z.B. standardisierte Firmen-, Personen- und Bilanzauszüge) online abgerufen werden, doch sind diese von Land zu Land unterschiedlich.