Die wichtigsten Aufgaben der Lohnverrechnung

Die Lohnverrechnung errechnet das Entgelt der Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer und alle abzuführenden Abgaben (z.B. SV-Beiträge, Lohnsteuer). Mitunter übernimmt die Lohnverrechnung auch die Aufgaben der Personalabteilung und umgekehrt (z.B. Aufnahme neuer Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer, Anmeldung, Krankmeldung, Aufzeichnungen über den Urlaubsverbrauch, Führen der Personalunterlagen, Kündigung).

Mithilfe der Lohnverrechnung und deren Aufzeichnungen werden

  • steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Gestaltungsspielräume optimal genutzt,
  • durch eine gezielte Aufgliederung der Kosten nach abgegrenzten Unternehmensbereichen Personalkosten kontrolliert und
  • die Organisation des Personalwesens optimiert.

Normalerweise wird die Lohnverrechnung ausgelagert und an Lohnverrechnungsbüros oder Steuerberatungskanzleien übergeben. Diese verwenden eine entsprechende Lohnverrechnungssoftware, wie sie auch bei größeren Unternehmen zum Einsatz kommt. Damit lassen sich Lohn- und Gehaltsabrechnungen, alle Lohnabgaben und Abrechnungen an die Österreichische Gesundheitskasse (→ ÖGK), das Finanzamt (→ BMF), die Gemeinde bzw. für Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer leicht erstellen. Eine Lohnverrechnungssoftware listet normalerweise auch sämtliche Meldefristen auf (für ÖGK, Finanzamt, Gemeinde).

Die wichtigsten Aufgaben der Lohnverrechnung während des Arbeitsjahres
Tätigkeit Beschreibung der Tätigkeit
Erstellen von Arbeitsverträgen bzw. Dienstzetteln für neue Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer  
Anmeldung von Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern Personen, die aufgrund ihrer Tätigkeit dem Allgemeinen Sozialversicherungsgesetz (→ oesterreich.gv.at) (ASVG) unterliegen, müssen von der Dienstgeberin/dem Dienstgeber bereits vor Arbeitsantritt bei der Sozialversicherung angemeldet werden.
Abmeldung von Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern Die Abmeldung hat innerhalb von sieben Tagen bei der → ÖGK zu geschehen.
Erstellen der Beitragsnachweise Ein Beitragsnachweis listet die Gesamtsumme der Sozialversicherungsabgaben auf. Er muss der → ÖGK monatlich elektronisch übermittelt werden.

Der monatliche Beitragsnachweis ist bis zum 15. des Folgemonats vorzulegen. Fällt der 15. auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, verlängert sich die Frist bis zum nächstfolgenden Werktag.
Führen der Lohnkonten Das Lohnkonto einer Arbeitnehmerin/eines Arbeitnehmers enthält persönliche Daten sowie alle Abrechnungsdaten (z.B. erfolgte Anmeldung, nicht zum steuerpflichtigen Gehalt gehörende Bezüge).
Führen von Arbeitszeit- und Urlaubsaufzeichnungen  
Erstellung monatlicher Lohn- und Gehaltsabrechnungen Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen werden der Arbeitnehmerin/dem Arbeitnehmer mit dem Entgelt ausgehändigt:
  • Ermittleln von Umsatzprozenten, Feiertags- und Nachtzuschlägen etc.
  • Verrechnen von Überstunden, Prämien, Sonderzahlungen, Reisekosten etc.
  • Überprüfen von Reisekostenabrechnungen und Ermittlung der steuerpflichtigen und sozialversicherungsrechtlichen Bestandteile
  • Berechnen des Urlaubs-, Feiertags- und Krankenentgelts
Abwickeln der monatlichen Überweisungen an die Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer  
Berechnen und Abführen monatlicher Lohnabgaben An das Finanzamt sind bis zum 15. des Folgemonats zu entrichten:
  • Lohnsteuer (LSt)
  • Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (DB)
    3,7 Prozent der Bemessungsgrundlage
  • Zuschlag Dienstgeberbeitrag (DZ)
    Der Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag ist Teil der Kammerumlage und wird mit den Lohnabgaben an das Finanzamt abgeführt.
    Die Höhe des Dienstgeberzuschlages ist je nach Bundesland unterschiedlich.
An das Gemeindeamt Ihrer Betriebsstätte ist bis zum 15. des Folgemonats zu entrichten: An die Gemeinde Wien ist bis zum 15. des Folgemonats zu entrichten:
  • Dienstgeberabgabe der Gemeinde Wien (= "U-Bahnsteuer")
Die Sozialversicherungsbeiträge sowie die sonstigen Beiträge und Umlagen sind an die → ÖGK bis zum 15. des Folgemonats zu entrichten. Für das Bemessen der Dienstgeber- und Dienstnehmerbeiträge ist das jeweils gültige Beitragsgruppenschema zu verwenden.
Erstellen monatlicher Lohnlisten für die Buchhaltung Die Buchhaltung führt die Lohnlisten, die als Sammelbelege für die Abrechnung mit dem zuständigen Finanzamt, der → ÖGK (Sozialversicherungsbeiträge etc.) und der Stadt- und Gemeindekasse (Kommunalsteuer) dienen.

Die ÖGK stellt alljährlich einen Arbeitsbehelf für die Beitragsberechnung (→ ÖGK) zur Verfügung. Mit den Berechnungsprogrammen "Lohnnebenkostenberechnung (→ BMF)" und "Sachbezug Dienstwohnung (→ BMF)" können anfallende Lohnnebenkosten bzw. der Sachbezugswert einer Dienstwohnung ermittelt werden.

Mit den Steuerberechnungsprogrammen können online die Steuern berechnet werden. Bei den Berechnungsergebnissen handelt es sich nur um Richtwerte, da nicht alle berechnungsrelevanten Daten erfasst werden können. Rechtlich gültig ist nur der Bescheid des zuständigen Finanzamtes!

Die wichtigsten Aufgaben der Lohnverrechnung am Jahresende
Tätigkeit Beschreibung der Tätigkeit
Erstellen der Jahreslohnkonten  
Erstellung und Übermittlung der Jahreslohnzettel

Dem Finanzamt muss jährlich ein Lohnzettel aller im Kalenderjahr beschäftigten Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer übermittelt werden.

Die Übermittlung muss grundsätzlich elektronisch geschehen. Nur wenn die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber oder die Dienstleisterin/der Dienstleister über keinen Internetanschluss verfügen, dürfen sie Papierlohnzettel (Formular L16) übermitteln.

  • Elektronisch: bis Ende Februar des Folgejahres
  • Schriftlich (unter Verwendung des amtlichen Vordruckes L16) bis zum 31. Jänner des Folgejahres
Der Lohnzettel besteht aus einem Teil, der für das Finanzamt relevant ist und aus einem sozialversicherungsrechtlichen Teil (ehemaliger Beitragsgrundlagennachweis).
Erstellen der Kommunalsteuererklärung Bis zum 31. März des Folgejahres
Ausstellen von Arbeitsbescheinigungen (z.B. für das Arbeitsmarktservice (→ AMS))  
Erstellen der Urlaubs- und Abfertigungsrückstellung für die Jahresbilanz  
Einbringen der Erstattungsanträge nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) bei Krankheit oder Unfällen von Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern während des Arbeitsjahres  
Vorbereiten der Lohnsteuer, Kommunalsteuer und Krankenkassenprüfungen  

Die wichtigsten Aufgaben der Lohnverrechnung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Tätigkeit  Beschreibung der Tätigkeit
Erstellen der Abrechnung Die Abrechnung wird mit dem Tag des Ausscheidens aus dem Arbeitsverhältnis fällig.
Ausstellen der Arbeitspapiere Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer haben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf Arbeitspapiere.

Formular

L16 - Lohnzettel und Beitragsgrundlagennachweis

Weiterführende Links

Meldebestimmungen (→ ÖGK)

Letzte Aktualisierung: 1. Januar 2025

Für den Inhalt verantwortlich: Bundesministerium für Finanzen