Vertretungsmanagement Informationen für Verfahrenspartnerinnen und Verfahrenspartner

Zusätzlich zu Single-Sign-On-Anbindungen und ID-Austria-Anbindungen können Verfahrenspartnerinnen und Verfahrenspartner auch das Vertretungsmanagement nutzen. Damit ist es möglich, Vollmachten zu vergeben, die nicht als Verfahrensrechte für Benutzerkonten abgebildet sind, sondern explizit zwischen juristischen und/oder natürlichen Personen ausgestellt werden.Für ein besseres Verständnis wird empfohlen, im Vorfeld die Hilfeseiten zum USP Vertretungsmanagement zu lesen.

Definition von Vollmachten

Ähnlich wie Verfahrensrechte müssen auch Vollmachten vorab definiert werden, als sogenannte Vertretungstypen. Dabei werden technische IDs, Anzeigename und zu übermittelnde Attribute festgelegt sowie Voraussetzungen und Einschränkungen für die Vergabe definiert. Anschließend können berechtigte Benutzerinnen und Benutzer über die USP Vertretungsmanagement-Anwendung diese Vertretungstypen an juristische und/oder natürliche Personen ausstellen und so eine rechtsgültige Vollmacht zwischen ihnen und dem Unternehmen erzeugen.

Diese Vollmachten, auch Vertretungsverhältnisse genannt, können entweder über eine standardisierte Schnittstelle von Ihrer Anwendung abgerufen werden oder für Verfahrensaufrufe in Vertretung verwendet werden.

Verwendung der Schnittstelle

Die Vollmachtendatendrehscheibe (VDDS) stellt eine zentrale Infrastruktur zur Verwaltung von Vertretungsverhältnissen zwischen Unternehmen und natürlichen Personen dar. Sie ermöglicht sowohl den lesenden Zugriff auf bestehende Daten als auch das Anlegen, Löschen und Synchronisieren von Vollmachten zwischen verschiedenen Verfahrenspartnern.

Abfragen (lesender Zugriff)

Über die Abfragefunktionalität können berechtigte Teilnehmerinnen und Teilnehmer Informationen zu bestehenden Vertretungsverhältnissen abrufen. Dabei lassen sich insbesondere folgende Fragestellungen beantworten:

• Welche Unternehmen oder natürlichen Personen durch ein bestimmtes Unternehmen vertreten werden dürfen
• Welche Vertretungsbefugnisse eine bestimmte natürliche Person besitzt
• Von welchen Unternehmen oder Personen ein bestimmter Akteur vertreten wird

Die Ergebnisse enthalten bei juristischen Personen unter anderem die KUR, die Stammzahl sowie alle definierten Identifikatoren. Bei natürlichen Personen wird mindestens das verschlüsselte bereichsspezifische Personenkennzeichen (vbPK) WT-UR und optional ein weiteres vbPK ausgegeben. Zusätzlich können Informationen zur Gültigkeit, zum ausstellenden System sowie weitere Metadaten bereitgestellt werden.

Eintragen und Löschen von Vertretungen

Verfahrenspartner haben die Möglichkeit, neue Vertretungsverhältnisse anzulegen oder bestehende zu löschen. Beim Eintragen müssen verpflichtende Daten übermittelt werden, optional können zusätzliche Informationen gespeichert werden.

Wird eine neue Vertretung angelegt oder gelöscht, werden alle für diesen Vertretungstyp registrierten Teilnehmer automatisch informiert, sofern sie an der Synchronisation dieses Typs teilnehmen.

Synchronisation

Die Synchronisation stellt sicher, dass alle beteiligten Systeme konsistent bleiben. Jeder registrierte Teilnehmer erhält eine Benachrichtigung über Änderungen und muss darauf reagieren.

• Jeder Teilnehmer gibt eine Rückmeldung (Zustimmung oder Ablehnung)
• Nur bei Zustimmung aller Beteiligten wird die Änderung wirksam
• Eine Ablehnung verhindert die Durchführung der jeweiligen Aktion (Eintragung der Vollmacht)

Dadurch können unterschiedliche Szenarien umgesetzt werden, etwa:

• Fachliche Prüfung einer Vollmacht durch eine Verfahrenspartnerin bzw. einen Verfahrenspartner
• Auslösung interner Prozesse nach Benachrichtigung
• Nutzung zentral gespeicherter Vertretungen ohne eigene Datenhaltung

Benutzeroberflächen

Verwaltung über das USP (USP Vertretungsmanagement)

Das USP stellt eine zentrale Benutzeroberfläche zur Verfügung, über die berechtigte Benutzer Vertretungsverhältnisse verwalten können. Voraussetzung ist die entsprechende Rollenvergabe („USP Vertretungsmanagementadministrator“).

Über diese Benutzeroberfläche können

• Vertretungen im Namen eines Unternehmens eingetragen werden und
• unter bestimmten Voraussetzungen, Vertretungen „übernommen“ (z. B. durch berufsmäßige Vertreterinnen und Vertreter wie Notarinnen und Notare) werden.

Regeln definieren, für welche Personen oder Unternehmen Vertretungen angelegt werden dürfen. Dabei werden nur im USP verfügbare Eigenschaften berücksichtigt. Komplexe Prüfungen sollen nach Möglichkeit über die Synchronisation durch Verfahrenspartner erfolgen.

Benutzeroberflächen bei Verfahrenspartnerinnen und Verfahrenspartnern

Verfahrenspartnerinnen und -Verfahrenspartner können eigene Benutzeroberflächen bereitstellen. Dabei sind vorgegebene Standards (z. B. Authentifizierung und Datenformate) einzuhalten. Fachliche Prüfungen vor der Eintragung liegen in diesem Fall in der Verantwortung der jeweiligen Partnerin bzw. des jeweiligen Partners.

Benutzeroberfläche für Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter (USP Vollmachtenmanagement)

Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter können über den Portalverbund bzw. über ihr Stammportal auf Vollmachten zugreifen. Abhängig von definierten Rollen und sogenannten „Scopes“ kann der Zugriff lesend, schreibend und/oder löschend erfolgen. Dadurch können Vollmachten auch von Amts wegen eingetragen und entfernt werden.

Datenaktualität und Gültigkeit

Die in der VDDS gespeicherten Daten entsprechen immer dem Stand zum Zeitpunkt der Eintragung. Eine nachträgliche Aktualisierung erfolgt nicht. Änderungen erfordern daher die Ausstellung einer neuen Vollmacht.

Bei Eintragung über das USP werden:

• Personendaten aktuell aus dem Zentralen Melderegister (ZMR) bezogen
• Unternehmensdaten aus der USP-Datenbank bzw. dem Unternehmensregister übernommen

Vollmachten gelten grundsätzlich unbefristet, können jedoch durch die Angabe eines Gültigkeitszeitraums („Von" – „Bis") eingeschränkt werden.