Firmenbuch – Bilanzveröffentlichung

Allgemeine Informationen

Die gesetzlichen Vertreterinnen/die gesetzlichen Vertreter (z.B. Geschäftsführerinnen/Geschäftsführer bzw. Vorständinnen/Vorstände) von Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, SE) und sogenannten "verdeckten Kapitalgesellschaften" (z.B. GmbH & Co KG) sind verpflichtet den Jahresabschluss und andere Unterlagen der Rechnungslegung beim Firmenbuchgericht einzureichen.

Der Umfang der einzureichenden Unterlagen hängt vom konkreten Unternehmen (insbesondere der Unternehmensgröße) ab. Sofern eine gesetzliche Aufstellungspflicht besteht, können folgende Unterlagen einzureichen sein:

• Jahresabschluss und Lagebericht 
• Bestätigungsvermerk und gegebenenfalls Zusicherungsvermerk
• Corporate Governance-Bericht
• Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen
• Bericht des Aufsichtsrats
• Beschluss über die Verwendung des Ergebnisses
• sich aus anderen gesetzlichen Bestimmungen ergebenden Berichte

Zudem müssen bestimmte Metadaten angegeben werden. Diese umfassen etwa die Bekanntgabe des Bilanzstichtags, die "Selbsteinordnung" des Unternehmens in eine Größenklasse des UGB und die Angabe, ob ein Unternehmen von öffentlichem Interesse vorliegt.

Betroffene Unternehmen

Betroffen sind Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, SE) und verdeckte Personengesellschaften (z.B. GmbH & Co KG).

Fristen

Die erforderlichen Unterlagen sind nach allfälliger Behandlung in der Hauptversammlung (Generalversammlung), jedoch spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag (falls notwendig mit dem Bestätigungsvermerk versehen) beim Firmenbuchgericht einzureichen. Sie werden in die Urkundensammlung aufgenommen und sind beim Firmenbuchgericht oder über die Datenbank des Firmenbuchs online einsehbar.

Zuständige Stelle

• Das Firmenbuch wird von jenem Landesgericht (→ BMJ) geführt, in dessen Sprengel die Gesellschaft ihren Sitz hat. 
• In Wien: das Handelsgericht Wien (→ BMJ)
• In Graz: das Landesgericht für Zivilrechtssachen Graz (→ BMJ)

Bei elektronischer Einreichung werden die JAb-Daten automatisch auf die zuständigen Firmenbuchgerichte aufgeteilt.

Verfahrensablauf

Elektronische Übermittlung

Die erforderlichen Unterlagen sind verpflichtend elektronisch zu übermitteln. Der Jahresabschluss ist grundsätzlich in einem strukturierten XML-Datensatz zu übermitteln. Nur aus besonderen Gründen (betroffen sind vor allem Banken, Versicherungen und ausländische Unternehmen) kann eine Übermittlung per PDF erfolgen. Andere Dokumente (Lagebericht, Bestätigungsvermerk, etc.) sind als eigenes PDF-Dokument mit derselben Eingabe zu übermitteln.

Zur elektronischen Übermittlung bestehen drei Möglichkeiten :

• Für kleine Unternehmen (Formblatt-Einreicher) steht ein eigenes ausfüllbares Webformular (→BMJ) zur Verfügung. In dieses können die Formblatt-Daten manuell eingegeben werden, welche durch die Betätigung des Knopfes "Senden" per JustizOnline direkt strukturiert an das Firmenbuchgericht übermittelt werden. Anschließend erhalten Sie eine Eingangsbestätigung.
• Mit Hilfe einer Übermittlungsstelle (→ BMJ) können die JAb-Daten als XML-Datei im ERV direkt an das Gericht übermittelt werden. Falls unterstützt, können die Daten direkt mit der Bilanzierungssoftware per ERV eingebracht werden. Es ist jedoch auch möglich, die exportierten JAb-Daten als XML-Datei Version 4.0 in einer ERV-Software hochzuladen und einzubringen.
• Wird eine Bilanzierungssoftware ohne direkte Übermittlungsstellenanbindung verwendet, müssen die JAb-Daten als XML-Datei Version 4.0 exportiert und in einem eigenen Web-Formular (→ BMJ) über JustizOnline hochgeladen werden. Anschließend erhalten Sie eine Eingangsbestätigung.

Übermittlung in Papierform

Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis zu 70.000 Euro können den Jahresabschluss auch in Papierform einreichen. Dazu können folgende Formblätter verwendet werden:

• Jahresabschluss – Bilanz einer kleinen GmbH – Einreichung – G1
• Jahresabschluss – Anhang einer kleinen GmbH – Einreichung – G2
• Jahresabschluss – Bilanz einer kleinen GmbH & Co KG und sonstiger kleiner kapitalistischer Personengesellschaften – G3

Kosten

Für die Einreichung beim zuständigen Firmenbuchgericht fallen Gerichtsgebühren in Form von Eingabengebühren an.

Zusätzliche Informationen

Weiterführende Links

• Einreichung von Jahresabschlüssen (→ BMJ)
• Verfahrensbeschreibung in Kurzform (→ BMJ)
• Übermittlung Jahresabschluss – zugelassene Software (→ BMJ)
• ERV-Übermittlungsstellen (→ BMJ)

Rechtsgrundlagen

• § 277 bis 278 Unternehmensgesetzbuch (UGB)
• Verordnung der Bundesministerin für Justiz über den elektronischen Rechtsverkehr (ERV 2021)
• Verordnung über die Verwendung von Formblättern für die offenzulegende Bilanz und den offenzulegenden Anhang von kleinen Gesellschaften mit beschränkter Haftung (UGB-Formblatt-V)