Vorschriftsmäßige Rechnung

Für die Vornahme des Vorsteuerabzuges aufgrund eines Leistungsbezuges bzw. bei geleisteten Anzahlungen ist es notwendig, dass die erhaltene Rechnung genau den gesetzlichen Anforderungen des § 11 Umsatzsteuergesetz (UStG) entspricht.

In bestimmten Branchen ist es auch üblich, dass die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger selbst über den Leistungsbezug abrechnet (z.B. bei Abrechnung von Lizenzen durch die Lizenznehmerin/den Lizenznehmer oder von Autorinnen-/Autorenhonoraren durch den Verlag).

Wenn diese Abrechnung (Gutschrift)

• den Formerfordernissen einer Rechnung entspricht,
• dem leistenden Unternehmen zugegangen ist und
• Einverständnis zwischen Ausstellerin/Aussteller und Empfängerin/Empfänger besteht, dass mit einer Gutschrift abgerechnet und diese als Gutschrift bezeichnet wird,

kann die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger (z.B. Lizenznehmerin/Lizenznehmer, Verlag) aufgrund dieser selbst ausgestellten Rechnung (= Gutschrift) ebenfalls einen Vorsteuerabzug geltend machen. Die Gutschrift verliert allerdings die Wirkung einer Rechnung, wenn die Rechnungsempfängerin/der Rechnungsempfänger dem in ihr enthaltenen Steuerbetrag widerspricht.

Eine Gutschrift kann bei Erfüllung der Voraussetzungen für e-Rechnungen ebenfalls elektronisch übermittelt werden. Wird mittels Gutschrift abgerechnet, entfällt die Verpflichtung zur Rechnungsausstellung.

Stellt ein Unternehmen eine Rechnung über eine steuerpflichtige Leistung aus, so hat es eine Kopie bzw. Durchschrift anzufertigen und sieben Jahre aufzubewahren.

Rechtsgrundlagen

§ 11 Umsatzsteuergesetz (UStG)