Vorschriftsmäßige Rechnung

Für die Vornahme des Vorsteuerabzuges aufgrund eines Leistungsbezuges bzw. bei geleisteten Anzahlungen ist es notwendig, dass die erhaltene Rechnung genau den gesetzlichen Anforderungen des § 11 Umsatzsteuergesetz (UStG) entspricht.

In bestimmten Branchen ist es auch üblich, dass die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger selbst über den Leistungsbezug abrechnet (z.B. bei Abrechnung von Lizenzen durch die Lizenznehmerin/den Lizenznehmer oder von Autorinnen-/Autorenhonoraren durch den Verlag).

Wenn diese Abrechnung (Gutschrift)

• den Formerfordernissen einer Rechnung entspricht,
• der leistenden Unternehmerin/dem leistenden Unternehmer zugegangen ist und
• Einverständnis zwischen Ausstellerin/Aussteller und Empfängerin/Empfänger besteht, dass mit einer Gutschrift abgerechnet und diese als Gutschrift bezeichnet wird,

kann die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger (z.B. Lizenznehmerin/Lizenznehmer, Verlag) aufgrund dieser selbst ausgestellten Rechnung (= Gutschrift) ebenfalls einen Vorsteuerabzug geltend machen. Die Gutschrift verliert allerdings die Wirkung einer Rechnung, wenn die Rechnungsempfängerin/der Rechnungsempfänger dem in ihr enthaltenen Steuerbetrag widerspricht.

Eine Gutschrift kann bei Erfüllung der Voraussetzungen für e-Rechnungen ebenfalls elektronisch übermittelt werden. Wird mittels Gutschrift abgerechnet, entfällt die Verpflichtung zur Rechnungsausstellung.

Stellt eine Unternehmerin/ein Unternehmer eine Rechnung über eine steuerpflichtige Leistung aus, so hat sie/er eine Kopie bzw. Durchschrift anzufertigen und sieben Jahre aufzubewahren.

Rechtsgrundlagen

§ 11 Umsatzsteuergesetz (UStG)