Außenprüfung

Allgemeines

Bei jedem, der zur Führung von Büchern oder Aufzeichnungen iSd Bundesabgabenordnung (BAO) verpflichtet ist, kann die Abgabenbehörde jederzeit alle für die Erhebung von Abgaben bedeutsamen tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse prüfen. Dieser Vorgang wird als "Außenprüfung" (umgangssprachlich auch als "Betriebsprüfung") bezeichnet. Zu solchen Außenprüfungen gehören auch Prüfungen des Einnahmen-Ausgaben-Rechners, Prüfung der Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, UVA-Prüfungen, sofern sie nicht auf § 144 BAO (sogenannte "Nachschau") gestützt werden. Bei den Nachschauen handelt es sich meist um kurze, zielgerichtete Überprüfungen bestimmter gesetzlicher Bestimmungen. Ein Beispiel hierfür wäre eine Nachschau hinsichtlich der Einhaltung der Pflichten zur Führung der Registrierkasse.

Eine besondere Form der Prüfung ist die Gemeinsame Prüfung Lohnabgaben und Beiträge (GPLB). Dabei werden Lohnsteuer, Sozialversicherung und Kommunalsteuer entweder durch Prüforgane des beim BMF eingerichteten Prüfdienstes für Lohnabgaben und Beiträge (PLB) oder durch Prüferinnen/Prüfer der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) geprüft.

Ein Recht der Abgabepflichtigen/des Abgabepflichtigen auf die Durchführung einer Prüfung besteht grundsätzlich nicht. Eine Möglichkeit einer Rechtssicherheit ist auf Antrag lediglich im Rahmen des Auskunftsbescheides iSd § 118 BAO ("advance ruling") gegeben, wobei dieser auch nur für bestimmte steuerliche Themen sowie für noch nicht verwirklichte Sachverhalte angewendet werden kann.

Ablauf einer Prüfung

Die Anmeldung einer Prüfung hat zumindest eine Woche vor dem Prüfungsbeginn zu erfolgen, sofern der Prüfungszweck hierdurch nicht vereitelt wird. Die Anmeldung erfolgt in der Regel telefonisch.

Die Prüferin/der Prüfer hat einen Prüfungsauftrag zu erstellen, auf dem der Gegenstand der vorzunehmenden Prüfung zu umschreiben ist. Sofern es sich nicht um eine bloße Liquiditätsprüfung iSd § 147 Abs. 2 BAO handelt, hat der Prüfungsauftrag die zu prüfenden Abgabenarten (z.B. Einkommen- und Umsatzsteuer) und Zeiträume (meist drei Jahre) zu bezeichnen. Beim Prüfungsauftrag handelt es sich um eine sogenannte verfahrensleitende Verfügung, ein Rechtsmittel dagegen ist somit unzulässig.

Zu Beginn der Amtshandlung hat sich das mit der Vornahme von Außenprüfungen beauftragte Organ (Prüferin/Prüfer) unaufgefordert auszuweisen und den Auftrag der Abgabenbehörde auf Vornahme der Prüfung (Prüfungsauftrag) vorzuweisen. Dieser ist von der Abgabepflichtigen/vom Abgabepflichtigen bzw. deren/dessen bevollmächtigten Vertreterin/bevollmächtigten Vertreter und dem Prüfungsorgan zu unterfertigen. Zeitgleich wird noch einmal die Frage gestellt, ob es noch eine Selbstanzeige vor dem Prüfungsbeginn gibt oder nicht.

Für einen Zeitraum, für den eine Außenprüfung bereits vorgenommen worden ist, darf ein neuerlicher Prüfungsauftrag (Wiederholungsprüfung) ohne Zustimmung der Abgabepflichtigen/des Abgabepflichtigen nur erteilt werden zur Prüfung von Abgabenarten, die in einem früheren Prüfungsauftrag nicht enthalten waren, zur Prüfung, ob die Voraussetzungen für eine Wiederaufnahme des Verfahrens gegeben sind oder im Beschwerdeverfahren auf Veranlassung des Verwaltungsgerichtes zur Prüfung der Begründung der Bescheidbeschwerde oder neuer Tatsachen und Beweise.

Ist eine begleitende Kontrolle aufrecht, darf ein Prüfungsauftrag ohne Zustimmung der Abgabepflichtigen/des Abgabepflichtigen ebenfalls nur unter bestimmten Voraussetzungen erteilt werden.

Nach Beendigung der Außenprüfung ist über das Ergebnis eine sogenannte Schlussbesprechung abzuhalten. Zu dieser sind die Abgabepflichtige/der Abgabepflichtige und die ausgewiesene bevollmächtigte Vertreterin/der ausgewiesene bevollmächtigte Vertreter unter Setzung einer angemessenen Frist vorzuladen. Über die Schlussbesprechung ist eine Niederschrift aufzunehmen. Die Besprechung kann nur dann entfallen, wenn sich nach dem Prüfungsergebnis keine Änderung der ergangenen Bescheide ergibt oder keine Abweichung der eingereichten Erklärung oder wenn die Abgabepflichtige/der Abgabepflichtige bzw. seine Vertreterin/sein Vertreter auf die Schlussbesprechung verzichten. Erscheint weder die Abgabepflichtige/der Abgabepflichtige noch seine Vertretung zur Schlussbesprechung, entfällt sie ebenfalls.

Im Anschluss ist von der Abgabenbehörde über das Ergebnis der Außenprüfung ein Bericht zu erstellen. Die Abgabepflichtige/der Abgabepflichtige erhält allenfalls eine Kopie des Berichts.

Prüfungshandlungen

Die Prüfungshandlungen sind im Gesetz nicht detailliert geregelt. Dies bedeutet, dass die Prüferin/der Prüfer individuell über sinnvolle Maßnahmen entscheidet, wobei die geltenden Vorschriften berücksichtigt werden müssen. Gemäß § 141 BAO haben die Abgabepflichtigen den Prüferinnen/Prüfern der Abgabenbehörde die Vornahme der zur Durchführung der Abgabengesetze notwendigen Amtshandlungen zu ermöglichen. Weiters ist das Betreten der Grundstücke, Geschäfts- und Betriebsräume innerhalb der üblichen Arbeitszeit durch die Prüferin/den Prüfer zu ermöglichen. Die erforderlichen Auskünfte müssen erteilt werden und ein zur Durchführung der Amtshandlungen geeigneter Raum sowie die notwendigen Hilfsmittel sind unentgeltlich bereitzustellen. Häufige Prüfungshandlungen können sein:

  • Prüfung der Unterlagen (insb. Buchhaltung [Bilanzen, GuV etc.], Belege, Verprobungen von Einkauf und Verkauf, Mengenrechnungen, Aufwandskontrolle im Hinblick auf nichtabzugsfähige Aufwendungen, steuerliche Zulässigkeit von Rückstellungen, private (Mit-)Benutzung von dem Betrieb zugehörigen Wirtschaftsgütern, angemessene Nutzungsdauern etc.)
  • Befragung der Unternehmerin/des Unternehmers
  • Befragung von Zeuginnen/Zeugen und Auskunftspersonen
  • Betriebsbesichtigung
  • Einholung von Gutachten
  • Inanspruchnahme von Amts- und Rechtshilfe

Wird im Betrieb eine Registrierkasse geführt, stellt die Prüfung der elektronischen Kassendaten meist einen Schwerpunkt dar. Hier kann sowohl eine formelle Prüfung der Daten erfolgen als auch eine inhaltliche Prüfung durchgeführt werden.

Rechte und Pflichten

Allgemeine Informationen zu Rechten und Pflichten der Abgabepflichtigen (→ BMF) finden sich auf den Seiten des Bundesministeriums für Finanzen.

Die Abgabenbehörde hat die abgabepflichtigen Fälle zu erforschen und von Amts wegen die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse zu ermitteln, die für die Abgabepflicht und die Erhebung der Abgaben wesentlich sind. Diese Verpflichtung wird durch eine erhöhte Mitwirkungspflicht der Abgabepflichtigen/des Abgabepflichtigen, wie beispielsweise bei Auslandssachverhalten, eingeschränkt.

Den Parteien ist Gelegenheit zur Geltendmachung ihrer Rechte und rechtlichen Interessen zu geben.

Die Abgabenbehörden haben Angaben der Abgabepflichtigen und amtsbekannte Umstände auch zugunsten der Abgabepflichtigen zu prüfen und zu würdigen.

Solange die Abgabenbehörde nicht entschieden hat, hat sie auch die nach Ablauf einer Frist vorgebrachten Angaben über tatsächliche oder rechtliche Verhältnisse zu prüfen und zu würdigen.

Die für den Bestand und Umfang einer Abgabepflicht oder für die Erlangung abgabenrechtlicher Begünstigungen bedeutsamen Umstände sind von der Abgabepflichtigen/vom Abgabepflichtigen nach Maßgabe der Abgabenvorschriften offenzulegen. Die Offenlegung muss vollständig und wahrheitsgemäß erfolgen.

Die Abgabenbehörde hat somit zum einen die Pflicht, abgabepflichtige Fälle zu erforschen, zum anderen ist die Abgabepflichtige/der Abgabepflichtige verpflichtet, die bedeutsamen Umstände offenzulegen.

Weiterführende Links

Rechtsgrundlagen

§§ 141 bis 157 Bundesabgabenordnung (BAO)

Letzte Aktualisierung: 1. Januar 2022

Für den Inhalt verantwortlich: Bundesministerium für Finanzen